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En la biblioteca de Gladtolink encontrarás todos aquellos documentos y expedientes que subas, que se generen o bien que compartan contigo.
Además de ser el almacén o repositorio donde están todos tus documentos y expedientes, tienes varias funciones que te facilitan el acceso a ellos y a verlos de manera organizada.
Si al intentar descargar un documento, tu navegador está bloqueando la descarga, soluciónalo clicando en este tutorial.
Si necesitas buscar un documento entre un volumen muy amplio de ellos, los filtros son tu gran aliado. Puedes filtrar en función de determinados criterios, para ver sólo aquellos documentos que te interesen.
Enseguida te darás cuenta de lo útil que es guardar dichos filtros para poder volver a cargarlos cómodamente o establecerlos como predeterminados. Además, hay filtros imprescindibles para crear ciertos automatismos e integraciones.
Aprender a utilizar los filtros es fácil y sencillo. Ten claro tu criterio de búsqueda y pincha en la imagen para acceder al tutorial que explica qué tipos de filtros hay y cómo utilizarlos.
Tienes la opción de crear filtros personalizados para gestionar y organizar tu biblioteca de documentos a tu gusto de una forma rápida y eficiente. Puedes guardar estos filtros para utilizarlos siempre que lo necesites. Pinchando en la imagen irás a un tutorial específico para tus filtros predefinidos.
El Filtro de Etiquetas te permite afinar la búsqueda aún más, filtrando por sus campos de datos.
Cuando una etiqueta tiene un formulario vinculado, tienes la posibilidad de filtrar por el contenido de sus campos. Puedes indicar que un campo concreto esté rellenado o no, o que deba ser igual a un valor que le indiques o distinto a dicho valor. Para saber más, pincha en la imagen.
«El uso de la Biblioteca es ágil e intuitivo. Conocer sus distintas opciones te facilita enormemente el trabajo.»
Los Expedientes te pueden servir para agrupar documentos, pero su función principal es la de compartir con otros usuarios uno o varios documentos.
No están ordenados por jerarquías ni niveles distintos. Es un único nivel donde los documentos se clasifican y organizan utilizando Etiquetas.
Clicka en la imagen de al lado para aprender a crear un expediente en dos pasos. Si además, quieres asignar los documentos al expediente y decidir con quién quieres compartirlo, también puedes hacerlo en el momento de crearlo.
La forma de compartir tus documentos en Gladtolink es a través de los expedientes.
Si compartes tus Expedientes con otros usuarios, cualquier documento que asignes al expediente, será visible por los usuarios con los que has compartido.
Debes entrar en el expediente y pulsar a la izquierda en "Compartición". Pulsa en la imagen para ir al tutorial.
Hay varias maneras de asignar documentos a los expedientes. Clicka en el icono de la izquierda para aprender cómo.
Al insertar documentos en un expediente, puedes compartirlo con otras personas o grupos. Podrán ver todos los documentos que estén en ese expediente y tendrán ciertos privilegios sobre estos documentos.
Lo más práctico cuando conversas o discutes sobre el contenido de un documento o expediente, es hacerlo sobre él mismo. De esta forma mantienes todo el histórico de lo acontecido con cada documento/expediente y puedes consultarlo desde el mismo sitio. Clicka en la imagen para saber cómo hacerlo.
Al entrar en un expediente, verás a la derecha los documentos contenidos en él y a la izquierda información sobre el expediente y diferentes acciones que puedes realizar desde este lugar. Conoce todas las funciones que puedes aprovechar desde la preview clickando en la imagen.
Las etiquetas son el motor de Gladtolink y tu mayor aliado. Van a ser clave en todo lo que quieras construir a partir de ellas. Así que presta mucha atención a su configuración.
Puedes crear Etiquetas desde muy distintos puntos. Para comenzar, ve al menú principal del lateral izquierdo, al apartado Etiquetas y haz clic en «+ Crear Etiqueta«
Dale un nombre, un color de etiqueta e incluso un icono para personalizarla.
Una vez creada, podrás añadirle una lista de valores, un flujo de documentos y/o un formulario.
En este tutorial verás paso a paso cómo crearlas y en qué consiste cada elemento de la etiqueta.
Si tienes muchas etiquetas, para una mejor organización, puedes ordenarlas según algunos criterios. Clicka en este enlace para ver el tutorial.
Tienes dos opciones para etiquetar documentos o expedientes: crear una nueva etiqueta o seleccionarlas de las que ya tienes. En el primer caso, sólo tienes que entrar en el documento o expediente y crear una en las opciones que verás a la izquierda del documento/expediente.
Si quieres añadir una etiqueta a un conjunto de documentos que tienes en la Biblioteca, no hace falta que vayas de uno en uno sino que puedes hacerlo en bloque.
Al exportar los metadatos de tus documentos y expedientes, puedes trabajar cómodamente con ellos, por ejemplo, sobre una hoja de cálculo tipo Excel, para sacar gráficas y estadísticas a tu gusto.
El primer paso es seleccionar desde la Biblioteca los documentos de dónde queremos extraer los datos. Los filtros te ayudarán a elegirlos. Recuerda que los datos están en las etiquetas de los documentos. Una vez elegidos los documentos ve al icono de "Exportaciones predefinidas"
En esta sección defines la exportación según tus intereses. Hay tres apartados:
1. Formato de exportación de datos. Puedes crear el formato de exportación o seleccionar uno ya existente.
2. Sobre qué elementos aplicar la exportación. Tienes tres opciones:
· Aplicar sobre todos los elementos del filtro.
· Aplicar sobre la página actual.
· Aplicar sobre los elementos seleccionados.
3. Selecciona un tipo de archivo. Tienes la opción de elegir entre XLS, HTML, CSV o Gráfico on line.
Clica en la imagen para obtener todos los detalles de las exportaciones de datos.
La preview no sólo es la forma de visualizar tus documentos y expedientes, sino que también puedes realizar múltiples acciones desde ésta.
Es tan fácil como ir a la Biblioteca y clicar encima del documento o expediente que quieras visualizar. Si es un documento, lo verás a la derecha de la pantalla y, a la izquierda, toda la información sobre él.
Si es un expediente, verás la lista de documentos contenidos en él.
