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Los Filtros de la Biblioteca

Javier Vañó

Javier Vañó

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Filtra y organiza tus documentos y expedientes

La biblioteca es la vista principal de la plataforma Gladtolink y te permite ver todos los documentos y expedientes que hayas creado, así como aquellos que han sido compartidos contigo. Si tienes un volumen muy amplio de documentos, te interesará filtrarlos en función de determinados criterios, para ver sólo aquellos documentos que te interesen. A continuación verás los tipos de filtro que tenemos a tu disposición y cómo guardar dichos filtros para poder volver a cargarlos cómodamente o establecerlos como predeterminados.

Botones principales del apartado de Filtros

Los botones principales de la sección de filtros son cuatro y con las siguientes funciones de izquierda a derecha: anclar el apartado de filtros a un lateral o arriba, configurar su apariencia, limpiar los filtros especificados y mostrar documentos en base a los filtros especificados.

La sección de filtros se muestra, por defecto, en la parte central-izquierda de la pantalla, entre el menú lateral y la biblioteca. No obstante, puedes cambiar su localización a voluntad. Si pulsas el botón del pin, puedes alternar entre tener los filtros en un lateral o tenerlos en la barra superior. Si pulsas el botón del engranaje, podrás especificar en qué lado de la pantalla quieres los filtros (en el caso de que los tengamos en un lateral) o qué forma de búsqueda utilizarás (en el caso de que tengas los filtros en la barra superior).

Campo de Búsqueda plana

Si te interesa buscar documentos que contengan una o más palabras, utiliza el cuadro de búsqueda plana, escribiendo en él las palabras relacionadas. A continuación pulsa la tecla Intro y se mostrarán en nuestra biblioteca aquellos documentos y expedientes que contengan las palabras buscadas. Recuerda que, para volver a ver todos tus documentos y expedientes, deberás pulsar el botón del cepillo.

Filtros Predefinidos

Después de configurar un filtro, especialmente si se trata de un filtro complejo, te puede interesar guardarlo para utilizarlo más tarde o incluso establecerlo como predeterminado. Para ello, después de configurar tu filtro (utilizando los apartados que verás a continuación), harás click en el icono de los tres puntos verticales y seleccionarás «+ Guardar nueva consulta». Esto te permitirá especificar un nombre para encontrar más fácilmente tu filtro.

El filtro que se encuentre aplicado a nuestra biblioteca se mostrará en gris, tal y como se muestra en la captura superior. Si modificas un filtro que tengas aplicado, puedes guardar los cambios haciendo click en los tres puntos verticales y seleccionando «Guardar filtro actual». También puedes seleccionar «Establecer por defecto» para que el filtro actual sea el predefinido y se aplique a tu biblioteca por defecto cada vez que accedamos a ella. Si anteriormente has establecido un filtro por defecto y quieres que deje de serlo, selecciona el filtro concreto, haz click en los tres puntos verticales y selecciona «Quitar por defecto». Se puede encontrar más información acerca de los filtros predefinidos en la siguiente entrada.

Filtros por Fecha

Si te interesa filtrar los documentos y/o expedientes por su fecha de creación, dirígete a la sección de filtros por fecha. Allí podrás seleccionar fácilmente el rango temporal que queremos visualizar. Cabe destacar que, por defecto, se filtrarán siempre documentos de los últimos 90 días.

En la última opción, intervalo fechas, podrás especificar dos fechas exactas para ver solo los documentos y expedientes que se hayan creado entre ambas fechas (incluidas).

Filtros Avanzados

La sección de filtros avanzados te permite filtrar por tipo de elemento (sólo documentos, solo expedientes o ambos). También te permite ver sólo elementos que estén etiquetados, ver solo los que no estén etiquetados o ambos. Además, puedes filtrar sólo «mis» documentos, mostrar sólo los de otros usuarios o ver ambos. Finalmente, puedes buscar por nombre en el cuadro de texto inferior.

Si seleccionas la opción de ver sólo documentos, aparecerá un nuevo campo que te permitirá filtrar aquellos documentos que estén asignados a algún expediente, aquellos que no pertenezcan a ninguno o ambos.

Filtros de Etiqueta

Ya que la forma más efectiva de distinguir y organizar documentos es etiquetándolos, es posible filtrar los documentos en función de sus etiquetas. Para ello, lo primero que tienes que hacer es seleccionar las etiquetas que quieres utilizar en tu filtro. A continuación podrás elegir si quieres que cada etiqueta concreta esté seleccionada o no. En el caso de las etiquetas que cuenten con una lista de valores, podrás especificar también si quieres que sólo se muestren aquellos documentos que tengan dicho valor en la etiqueta seleccionada.

Si una etiqueta tiene un workflow asignado, también puedes especificar si quieres ver sólo aquellos documentos que tengan un estado concreto asignado. También puedes seleccionar ver todos aquellos documentos con un estado distinto al especificado.

Cuando una etiqueta tiene un formulario vinculado, puedes filtrar por el contenido de campos específicos dentro de ese formulario. Puedes indicar que un campo concreto esté rellenado, no rellenado, o deba ser igual a un valor que le indiques o diferente a dicho valor. En función del tipo de campo (texto, numérico…), las opciones de las que dispones son distintas.

En resumen, la sección de filtros te permite organizar tu biblioteca para ver de un vistazo exactamente la información que te interesa. Debido al amplio abanico de posibilidades que ofrecen los filtros, es posible especificar filtros generales, así como filtros muy específicos.

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