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Uso de la preview de documentos y expedientes

Bernat Salleras

Bernat Salleras

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Conoce los componentes y herramientas del visualizador de documentos y expedientes

Gracias a la preview de documentos, no sólo puedes previsualizar un documento o un expediente sino que además hay una serie de herramientas que te permiten realizar un gran número de acciones con él.

¿Cómo abrimos la preview?

Para acceder a la preview con un documento o expediente que quieras previsualizar, navega hasta la biblioteca y clicka encima del documento/expediente.

Preview de un documento

Preview de un expediente

Componentes de la preview

1. Nombre

En esta sección podrás ver el nombre del documento o expediente y modificarlo clickando en el icono del lápiz.

Ten en cuenta que el icono no aparecerá si no arrastras el puntero hasta él.

2. Información

Podrás ver la información del expediente/documento en esta sección.
 
Tendrás que clickar sobre él para desplegar el apartado y encontrarás todos los campos con información del documento (Nombre, fecha de creación. propietario,…) y algunas funionalidades como un link directo para descarga y otro para visualizar.
 

Además, si lo que previsualizas es un documento podrás ver información sobre la versión actual de éste.

Información de un documento.

3. Versiones

En este apartado podrás ver un historial de las versiones que ha tenido el documento, así como visualizar cualquier versión al clickar en la casilla.

Además, en la esquina superior derecha del apartado encontrarás 2 botones:

  • El primero es «Regenerar» y te permitirá crear una nueva versión del documento con la plantilla que utiliza, directamente.
  • El segundo es «Crear nueva versión» y te permite crear una nueva versión con diferentes opciones, como subir un nuevo documento,  utilizar otra plantilla o crear un pdf por defecto con los datos de sus etiquetas.

Lista de versiones de un documento.

4. Conversaciones

Tanto los documentos como los expedientes pueden tener conversaciones asociadas y pueden usarse para discutir asuntos relacionados con éste.

 
Tendrás que clickar sobre él para desplegarlo y aparecerá la lista de conversaciones del documento, en caso de tener alguna.
 
Por último, en la esquina superior derecha verás el botón para añadir conversaciones pudiendo elegir el nombre de la conversación y los usuarios que formarán parte de ella.
 

Haz clic en el botón editar.

5. Etiquetas

Aquí aparecerán las etiquetas que tiene el documento (o expediente) asignadas, además del valor de ésta.

 
Podrás añadir o eliminar etiquetas seleccionándolas en el menú que aparecerá al clickar el icono «+» en la esquina superior derecha y modificar el estado de la etiqueta.

6. Estados

Esta sección te muestra, en caso de tener, el estado del flujo de documentos actual.

Podrás modificar lo, pero con las transiciones que tenga configuradas el flujo de documentos.

7. Datos de la etiqueta

Aquí encontrarás los datos del formulario de la etiqueta y sólo aparecerán los datos que hayan sido rellenados.
 
Podrás bloquear el formulario haciendo click al icono del candado, o pasar al modo de edición clickando el lápiz.
En este modo, todos los campos, incluso los no rellenados, aparecerán y podrás editarlos.

8. Compartición

En el apartado de compartición puedes visualizar los usuarios o grupos con los que se comparte el documento o expediente. 

 

 

Si se trata de un expediente, podrás editar la compartición clickando en el icono del lápiz para añadir o eliminar usuarios o grupos.

9. Navegabilidad

La navegabilidad te permite mover entre los documentos de la biblioteca o en un expediente, incluso puedes moverte entre expedientes si lo que estás previsualizando es un expediente. 

 

Te indicará siempre la cantidad total de documentos/ expedientes y el índice en el que te encuentras. Si te encuentras en un dispositivo móvil, la navegabilidad estará oculta y habrá que activarla a través del menú desplegable (botón con tres puntos) que se encuentra en la esquina superior derecha.

Por último, si estás en un documento, para cambiar el expediente tendrás que clickar el cuadro pegado a la izquierda de la flecha izquierda de navegabilidad y se te desplegará el menú con la lista de los expedientes existentes además de la Biblioteca.

Navegablidad de un documento.

10. Barra de acciones

La barra de acciones te permite utilizar una serie de funcionalidades  relacionadas con el documento y la podemos encontrar en la esquina superior derecha de la preview.
 
Iconos, en orden de izquierda a derecha:
 
    • Descargar: Te permite descargar el documento/expediente
    • Enviar por email: Enviará por email el documento/expediente
    • Asignar a expediente/Añadir documentos: Con este botón, podrás asignar este documento a un expediente que ya existe o añadir documentos si lo que previsualizas es un expediente.
    • Crear expedientes: Abrirá el menú para crear expedientes y si lo previsualizas desde un documento, añadirá el mismo a la lista de documentos del expediente a crear.
    • Privilegios/Expediente seguro VDR: Si es un documento podrás modificar los privilegios a nivel individual y añadir/eliminar usuarios/grupos. Si es un expediente podrás configurar su seguridad, añadiendo una marca de agua para los documentos, permitir la descarga, etiquetado y envío por mail de éstos o la subida de nuevos.
    •  Firmar: (Sólo documentos) Podrás enviar este documento a firmar a través de una integración.
    • Trazabilidad: Abrirá el menú para filtrar información de la trazabilidad de este documento/expediente.
    • Cerrar: Este último botón rojo cerrará la previsualización del documento.
 
Si estás en un dispositivo móvil la mayoría de acciones de esta barra pasarán a ser un menú desplegable situado en la esquina superior derecha en forma de botón con tres puntos.
 
 

Barra de acciones estándar.

Barra de acciones como menú desplegable en móvil.

11. Previsualización.

En la previsualización para documentos podrás ver su contenido siempre y cuando se haya podido generar.
 
En la previsualización puedes:
  • Hacer Zoom con el scroll del ratón.
  • Poner el documento a pantalla completa con el icono situado en la esquina inferior derecha.
  • Navegar entre las páginas con las flechas en el bloque negro de la parte inferior de la página del documento que estás viendo.

Si por el contrario, es un expediente, aparecerá una lista de los documentos que contiene e información básica sobre ellos (Fecha y Etiquetas) así como también un botón en forma de «X» para desasignar ese documento del expediente.

Previsualización de un documento.

Previsualización de un expediente.

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