Menú
Este tutorial muestra cómo exportar fácilmente los metadatos de tus documentos y expedientes.
Exportar datos es útil para que puedas, de un vistazo y de forma organizada, visualizar un conjunto de información clasificada que te interese sobre tus documentos.
Trabajar cómodamente con éstos sobre una hoja de cálculo tipo Excel, para sacar gráficas y estadísticas a tu gusto.
Ahora que ya sabes para qué sirve exportar tus datos, verás cómo configurar un nuevo formato de exportación y aplicarlo a un conjunto de documentos.
El primer paso a seguir para crear el formato de exportación será seleccionar los documentos de los que quieres extraer los datos. Para ello, desde la biblioteca tienes dos maneras:
Menú de filtrado de documentos.
Selección de documentos en Biblioteca.
Cuando tengas los documentos seleccionados, clicka en el botón de «Exportaciones predefinidas» en la barra superior para abrir el menú de configuración.
Botón de "Exportaciones predefinidas"
Menú de configuracion de exportaciones de datos
Dentro del menú tienes tres secciones:
1. Selecciona un formato de exportación de datos:
Esta sección es la que te permite crear el formato de exportación de datos como tal o seleccionar uno ya existente. Como nos interesa saber cómo crear el formato de exportación, detallaremos este apartado después.
2. Selecciona sobre qué elementos aplicar la exportación.
Aquí deberás indicar los documentos desde donde quieres coger los datos. Como ya habrás hecho una selección previa, eligiendo un filtro o seleccionando manualmente, marca la opción correspondiente:
3. Selecciona un tipo de archivo.
Ahora elige el formato en el que quieres los datos.
En este apartado profundizaremos en la creación y configuración del formato de exportación de datos. (Recordemos que es el primer apartado del menú de Exportaciones «Seleccione un formato de exportación de datos«)
En la primera sección, «Datos generales» podrás escoger una configuración inicial para el formato de exportación:
Haz clic en el botón editar.
En documentos y expedientes podrás especificar qué información contendrá la exportación:
Haz clic en el botón editar.
En este apartado tendrás que añadir las etiquetas de las que quieres extraer datos.
Etiquetas y formularios.
Configuración de etiqueta.
En la sección «Filas» puedes añadir criterios de ordenación, ya sea con datos generales o los campos del formulario:
El último apartado «Columnas» te permite configurar los parámetros de las columnas de la exportación, tanto el nombre como el cálculo.
En cada campo de la exportación verás el apartado «Nombre columna» donde podrás cambiarle el nombre a la columna si lo deseas. En caso contrario, quedará por defecto el que aparece ya en el campo.
También encontrarás el apartado «Cálculo» que te dejará, mediante un desplegable, elegir el tipo de cálculo que harán todos los datos de esa columna (Sin cálculo, Máximo, Mínimo, Media, Sumar y Contar). Recuerda que sólo se puede elegir cálculo si el campo al que hace referencia la columna trata datos numéricos.
