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Exportación de datos: Configuración y uso

José Luis Moll

José Luis Moll

Ahora que ya sabes para qué sirve exportar tus datos, verás cómo configurar un nuevo formato de exportación y aplicarlo a un conjunto de documentos.

Crear la exportación de datos

El primer paso a seguir para crear el formato de exportación será seleccionar los documentos de los que quieres extraer los datos. Para ello, desde la biblioteca tienes dos maneras: 

 

  • Escoger un filtro existente para obtener esos documentos.
  • Seleccionarlos manualmente.

Menú de filtrado de documentos.

Selección de documentos en Biblioteca.

Cuando tengas los documentos seleccionados, clicka en el botón de «Exportaciones predefinidas» en la barra superior para abrir el menú de configuración.

Botón de "Exportaciones predefinidas"

Menú de configuracion de exportaciones de datos

Dentro del menú tienes tres secciones:

 

 

1. Selecciona un formato de exportación de datos:

Esta sección es la que te permite crear el formato de exportación de datos como tal o seleccionar uno ya existente. Como nos interesa saber cómo crear el formato de exportación, detallaremos este apartado después.

 

2. Selecciona sobre qué elementos aplicar la exportación.

Aquí deberás indicar los documentos desde donde quieres coger los datos. Como ya habrás hecho una selección previa, eligiendo un filtro o seleccionando manualmente, marca la opción correspondiente:

  • Aplicar sobre todos los elementos del filtro: Cogerá los datos de los documentos que devuelva el filtro.
  • Aplicar sobre la página actual: Cogerá los datos de todos los documentos que se encuentren en la biblioteca actualmente.
  • Aplicar sobre los elementos seleccionados:  Cogerá los datos de los documentos seleccionados en la biblioteca.

3. Selecciona un tipo de archivo.

Ahora elige el formato en el que quieres los datos.

Crear el formato de exportación de datos

En este apartado profundizaremos en la creación y configuración del formato de exportación de datos. (Recordemos que es el primer apartado del menú de Exportaciones «Seleccione un formato de exportación de datos«)

 
Si clickas en «Crear un formato de extracción de datos» se abrirá un menú aparte para comenzar a crear el formato.
 
Tendrá las siguientes secciones:

Datos generales

En la primera sección, «Datos generales» podrás escoger una configuración inicial para el formato de exportación:


  • Nombre: Nombre de la exportación.
  • Cabeceras: Puedes elegir si quieres incluir la cabecera general y/o la cabecera de cada campo con su nombre.
  • Cálculos: Puedes elegir si mostrar los datos de los campos, mostrar los subtotales y los totales.

Haz clic en el botón editar.

Documentos y expedientes

En documentos y expedientes podrás especificar qué información contendrá la exportación:


  • Nombre: Indica si quieres exportar el nombre del documento o expediente.
  • Fecha subida: Indica si quieres exportar la fecha de subida del documento o de creación del expediente.
  • Propietario: Indica si quieres exportar quien subió el documento o creó el expediente.
  • Tamaño: Indica el peso del documento.
  • Tipo: Indica si se trata de un expediente o de un documento.
  • Nº de documentos: Indica el número de documentos que contiene el expediente.
  • Nº de páginas: Indica el número de páginas que contiene el documento.

Haz clic en el botón editar.

Etiquetas y formularios

En este apartado tendrás que añadir las etiquetas de las que quieres extraer datos.

 
Clickando «Añadir información de etiquetas» podrás abrir el menú para añadir las etiquetas que quieras.
 
Si haces click en la «X» de cada etiqueta, la eliminarás de la exportación y si haces click en su icono de configuración (Forma de engranaje), abrirás el menú de configuración de etiqueta.
 
En el menú de configuración de etiqueta podrás elegir qué elementos de la etiqueta quieres exportar como datos, ya sea su estado actual, el valor y cada uno de los campos de formulario.
 
Adicionalmente, está presente la opción de «Mostrar si la etiqueta está asignada».

Etiquetas y formularios.

Configuración de etiqueta.

Filas

En la sección «Filas» puedes añadir criterios de ordenación, ya sea con datos generales o los campos del formulario:


    • Objeto: Aquí elige el ámbito (Datos generales, Etiquetas…). Si quieres utilizar los campos de una etiqueta, selecciona la etiqueta que quieras.
    • Campo: Si has seleccionado una etiqueta, te aparecerá este desplegable para elegir el campo de la etiqueta que quieras ordenar
    • Orden: De tipo ascendente o descendente. 
    • Subtotal: Marca esta casilla si quieres un subtotal de todos los datos de este campo en esta etiqueta.
Podrás eliminar un criterio de ordenación clickando el icono de la papelera situado a la derecha de éste.

Columnas

El último apartado «Columnas» te permite configurar los parámetros de las columnas de la exportación, tanto el nombre como el cálculo.

En cada campo de la exportación verás el apartado «Nombre columna» donde podrás cambiarle el nombre a la columna si lo deseas. En caso contrario, quedará por defecto el que aparece ya en el campo.

También encontrarás el apartado «Cálculo» que te dejará, mediante un desplegable, elegir el tipo de cálculo que harán todos los datos de esa columna (Sin cálculo, Máximo, Mínimo, Media, Sumar y Contar). Recuerda que sólo se puede elegir cálculo si el campo al que hace referencia la columna trata datos numéricos.

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