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Un workflow (Flujo de trabajo), por definición, es el estudio de los aspectos operacionales de una actividad de trabajo: cómo se estructuran las tareas, cómo se realizan, cuál es su orden correlativo, cómo se sincronizan, cómo fluye la información que soporta las tareas y cómo se realiza el seguimiento al cumplimiento de las tareas.
«Establecer flujos en los documentos asegurará un control sobre ellos.»
Ejemplo de Workflow
Ejemplo de Workflow
Un ejemplo de ello sería cómo una factura pasa de llegar a la empresa hasta ser aceptada por la gerencia y quedar de este modo contabilizada. Te lo explico en el siguiente párrafo:
El empleado de una empresa sube una factura y la etiqueta como «factura pendiente de conformar por el jefe de departamento» (En este momento empieza el workflow de esta factura). El jefe de departamento recibe un email diciéndole que tiene una factura por revisar y, una vez revisada, pasa la factura a «Conformado jefe de departamento». Esto hará que Gerencia reciba un aviso de que una factura está pendiente de su revisión. Una vez Gerencia revise esta factura la pasará a contabilizado, con lo cual el ciclo de esta factura habría terminado.
Para configurarlo ve al menú de «Flujo de documentos» que se encuentra en el Menú Principal (lateral izquierdo de la web) en el apartado de «Etiquetas».
En esta sección podrás:
Contenedor de Worklfows
CREAR NUEVO FLUJO DE DOCUMENTO
Para crear un nuevo flujo de documentos, clicka sobre el botón «+» situado arriba a la derecha del contenedor
Selecciona en esta ventana un nombre, descripción, icono y color para tu nuevo flujo de documentos.
Al clickar sobre un flujo de documentos ya existente también accedes a esta ventana de edición.
CREAR ESTADOS
Para crear o editar los estados, pulsa sobre el lápiz de los estados del workflow que desees.
Así verás el listado de estados creados para este flujo
Puedes agregar, modificar y eliminar estados. ¡Recuerda que siempre debe haber un estado por defecto!
CREAR TRANSICIONES
Las transiciones son los saltos de un estado a otro.
Pulsa en el lápiz en la columna de transiciones y verás el listado de transiciones creados para este flujo.
En esta sección puedes realizar 4 acciones:
Pulsa sobre el botón Añadir para crear una nueva transición.
Tendrás que seleccionar un estado inicial y un estado final.
Recuerda que en los estados iniciales solo verás los estados iniciales posibles en tu flujo de documentos.
Creador de transiciones
Selecciona a qué usuario le das permisos para usar esta transición.
Imagen: El usuario "Empleado 1" puede pasar del Estado 3 al Estado 4
Aquí encontrarás aquellos disparadores ligados a esta transición, además de poder crear nuevos disparadores automáticamente.
Creador de transiciones
