Menú
El primer paso es dirigirse al gestor de etiquetas en el Menú Principal de la izquierda. En esta parte de la plataforma podrás ver tus etiquetas, administrarlas y crear otras nuevas…
El siguiente paso para crear una etiqueta es hacer click sobre el botón “” que se encuentra en la parte superior derecha. Al hacer esto se despliega un diálogo en el que puedes definir el nombre, la descripción y el color de nuestra etiqueta.
Una vez creada la etiqueta, podrás añadirle una lista de valores, un flujo de documentos y/o un formulario.
Lista de valores.
Una lista de valores es una enumeración de elementos que se utilizan en las etiquetas. También pueden usarse en los formularios.
Una lista de valores recoge los posibles datos (más bien fijos) que puede tener una etiqueta. Por ejemplo, una empresa de paquetería podría crear una lista con los posibles tipos de envío. El valor elegido para el documento que tenga esta etiqueta será mostrado en la biblioteca.
Para crear una lista de valores el primer paso es dirigirse a la sección etiquetas del menú, y en él verás una opción que se llama “Listas”.
De la misma forma que para crear una etiqueta, haces click sobre el botón “” y aparecerá una ventana en la que podrás configurar la lista a tu gusto.
Tras elegir el nombre, descripción y color deseados falta definir los valores que tendrá la lista. Para ello solo debes hacer click sobre el botón con el dibujo “” y aparecerá una nueva ventana en la que podrás elegir los valores que quieras para tu lista, ya sea creando unos nuevos o importándolos desde un archivo CSV.
Para crear elementos nuevos debes hacer click sobre el botón “ Añadir elementos”. Aparecerá una ventana en la que debes introducir el nuevo valor y una descripción de forma opcional.
Una vez hayas añadido un elemento, el diseño de la ventana cambiará, dándote más opciones, entre ellas eliminar elementos ya creados, ordenar los elementos, exportarlos, crear nuevos o importar nuevos a través de un archivo CSV.
El último paso es añadir a la etiqueta la lista de valores que has creado, para ello dirígete de nuevo al gestor de etiquetas y haz click sobre el botón “Asignar ” que se encuentra en la columna “ Lista de valores”. Aparecerá una ventana en la que podrás ver todas las listas disponibles y elegir la que desees.
Formularios.
Un formulario es un conjunto de campos que pueden tener datos. El objetivo de los formularios es almacenar contenido relacionado con alguna etiqueta.
Para asignar un formulario a la etiqueta primero debes crearlo, para crear un formulario dirígete al apartado “Etiquetas” situado en el Menú lateral izquierdo. Una vez en el, selecciona el submenú “Formularios”.
De la misma forma que para crear una etiqueta, haz click sobre el botón “” y aparecerá una ventana en la que podrás configurar el formulario de la forma que desees.
En esta ventana, además de los campos que se suelen encontrar, existe un campo adicional llamado “Formularios predefinidos”. Puedes saber más acerca de esta función en este enlace.
Tras configurar los datos del formulario, falta definir los campos que va a tener. Para ello solo debes hacer click sobre el botón “” y aparecerá una nueva ventana en la que podrás añadir los campos que quieras, ya sea creando unos nuevos o importarlos desde un archivo CSV.
Para crear campos nuevos debes hacer click sobre el botón “ Añadir campo”. Aparecerá una ventana en la que debes introducir el nombre del campo, su descripción, el tipo de campo y, opcionalmente puedes establecer una máscara para el campo.
De la misma forma que en las listas de valores, una vez hayas introducido el primer campo, cambiará la disposición de la ventana, dándote la oportunidad de usar funciones que antes no estaban disponibles.
Tras configurar el formulario lo único que resta es añadirlo a la etiqueta. Esto se hace de la misma forma que para las listas. Haz click sobre el botón “Asignar ” que se encuentra en la columna “ Formulario”. Aparecerá una ventana en la que podrás ver todos los formularios disponibles y elegir el que desees.
Flujo de documentos.
El flujo de documentos sirve para definir los posibles estados y transiciones de los documentos que tenga una etiqueta. Lo más importante de los flujos es que puedes configurarlos para que un documento tenga que seguir un camino concreto. También puedes configurarlos para que desde un estado pueda pasar a varios, no tienen por que pasar de uno en uno, incluso el documento puede llegar al estado final sin pasar por todos los estados.
Para crear un nuevo flujo de documentos, dirígete al apartado “Etiquetas” situado en el menú del lateral izquierdo, después accede al subapartado “Flujo de documentos”.
De la misma forma que para crear una etiqueta, hacemos click sobre el botón “” y aparecerá una ventana en la que podrás configurar el flujo de la forma que desees.
El siguiente paso es añadir el conjunto de estados que desees para tus documentos. Para ello haz click sobre el botón con el dibujo “” en la columna de “Estados”. Por ejemplo, voy a añadir “Pendiente”, “En reparto”, “Entregado” y “No entregado”.
Una vez añadido el primero, el diseño de la ventana cambiará, ofreciéndote más funciones. Para añadir estados nuevos simplemente haz click sobre el botón “ Añadir”. Además verás que uno de los estados aparece marcado con un tick verde, eso significa que éste será el estado inicial del documento. Para cambiarlo simplemente clicka la cruz roja que corresponda al que quieras que sea el nuevo estado inicial.
Cuando hayas establecido los estados sólo te queda establecer las transiciones entre éstos, es decir, los posibles caminos que podrán tomar. Para ello haz click sobre el botón con el dibujo “” en la columna de “Transiciones”. Aparecerá una ventana en la que podrás añadir transiciones.
Usa la opción “ Añadir transición” para que aparezca una nueva ventana en la que podrás configurar una nueva transición. Como verás, la primera vez sólo te permitirá seleccionar como estado inicial el estado de inicio de documento, ya que no hay ningún flujo definido todavía; las siguientes veces te dejará seleccionar estados a los que puedas llegar desde otra transición ya definida. En mi ejemplo he definido las siguientes transiciones.
Una vez hayas definido tus estados y transiciones, los componentes básicos de tu flujo estarán completos, sólo te queda añadir el flujo a la etiqueta. Esto se hace de la misma forma que para las listas. Haz click sobre el botón “Asignar ” que se encuentra en la columna “Flujo de documentos”. Verás una ventana con todos los flujos disponibles y podrás elegir el que desees.
