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Formulario en link externo de un solo uso

Guille Esteva

Guille Esteva

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Para poder utilizar un link externo una sola vez será necesario asignar el link a un documento, para que así podemos comprobar si hemos lanzado el automatismo asociado al link o no.

Los pasos que haremos serán los siguientes:

1. Crear una etiqueta

En primer lugar crearemos una etiqueta que tendrá un campo de tipo booleano, el cual nos servirá para poder comprobar si hemos lanzado el link externo alguna vez.

2. Subir un documento

Iremos a la sección Crear/Subir, Subir documentos y subiremos el documento que queramos.

A continuación le asignamos la etiqueta que hemos creado antes.

Después de subir el documento iremos a la biblioteca, abriremos el documento subido y abriremos la sección de información. Allí copiaremos el id del documento y lo guardaremos para más adelante.

Finalmente crearemos un filtro que muestre el documento que acabamos de subir.

3. Crear automatismo

El tipo de acción del automatismo será Crear un documento a partir de otro documento. Le asignaremos las etiquetas que queramos, incluyendo la que hemos creado antes. 

En Filtro de documento seleccionaremos el filtro que hemos creado antes.

Finalmente crearemos una validación de subida, por ejemplo la siguiente.

  1. Condición: Que mire si el campo booleano del formulario no es verdadero.
  2. Indicamos un mensaje de error, que saltará si no se cumple la condición que hemos dado.
  3.  

4. Disparador para cambiar el valor del booleano al lanzar el automatismo

A continuación debemos crear un disparador que nos cambie de manera automáticamente el valor del booleano a verdadero, lo que nos servirá para confirmar que ya hemos lanzado el link externo.

Para el ejemplo el que mejor nos funciona es un disparador de Automatismo. En automatismo asociado elegiremos el automatismo que hemos creado antes. En selecciona evento elegiremos Automatismo ejecutado.

En tipo de acción elegiremos Asignar etiquetas y datos

En configurar acción elegiremos las siguientes acciones:

  1. Seleccionamos: sobre otro documento/expediente. En el recuadro pegaremos el ID del documento que hemos guardado en el apartado 2.
  2. Marcamos la opción de Actualizar los datos de etiquetas aunque estén rellenados
  3. Seleccionamos la etiqueta que hemos creado anteriormente.

En detalles de la acción, cambiaremos el valor del booleano por Nuevo valor y configuramos que el valor sea verdadero.

De esta manera al lanzar el automatismo cambiará el valor del campo booleano a verdadero. 

La configuración para evitar que se vuelva a lanzar el automatismo si ya lo hemos hecho la hemos configurado en el apartado 3 (Crear automatismo)

5. Crear el link externo

Iremos al apartado Colaboración, Mis Links y haremos clic en la cruz de arriba a la derecha para crear un nuevo link.

Configuraremos los apartados de nombre, Descripción y fecha de caducidad como queramos.

En tipo de acción elegimos: Crear un documento en base a otro

En la sección automatismo elegiremos el automatismo que hemos creado anteriormente.

En Documento seleccionado elegiremos Mostrar un documento concreto y elegiremos el documento que hemos subido en el apartado 2.

Finalmente acabamos de configurar el link como queramos.

Una vez configurado el link lo copiaremos para poder pasarselo a las personas que queramos.

El link lo podemos obtener clicando en los tres puntos, lo que abrirá un listado de opciones, si clicamos en enlace podremos obtener el link.

6. Uso del link externo

Finalmente para utilizar el link externo copiaremos el enlace el el navegador y nos abrirá un formulario como si estuviésemos en capturedata.

Resultado de la primera vez que se lanza:

Resultado de la segunda vez que se lanza:

El ejemplo puede probarse en el siguiente enlace:

https://capturedata.gladtolink.com/?external=d5fb9LcE-EWto_F7e-9bPw

Veréis que se cumple la condición de que si el booleano es verdadero (valor por defecto porque ya se ha lanzado antes) no puede enviarse, pero si es falso sí.

Para evitar que se pueda cambiar, y asegurar que solo se pueda enviar la primera vez, podríamos poner el campo booleano invisible.

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