Uso de la preview de documentos y expedientes

Hemos llevado a cabo una mejora en la previsualización de los documentos y expedientes. Con intención de hacerla más intuitiva y más usable


¿Cómo abrir la preview?

Para previsualizar un documento accederemos desde la biblioteca al documento que deseemos, por ejemplo:


biblioteca


Preview del documento



documento in


Preview del expediente



expediente in


Partes de la preview – Explicación



documento in

1- Nombre

En este apartado podremos ver el nombre del documento / expediente y modificarlo si lo deseamos clicando sobre él.


renombrar

2- Información

La información del documento / expediente podrá ser vista en este apartado. Solo tienes que clicar sobre él para desplegar su información
Dentro encontraremos el nombre, fecha de creación, y también funcionalidades como un link directo para descargar y un link directo para visualizar.
En caso de un documento podremos ver la información sobre la versión actual


informacion

3- Versiones

En los documentos podremos tener un seguimiento de las versiones que tenga este documento, pudiente eliminar una versión o cambiarle el nombre.


versiones


Ademas hay 2 botones situados en la cabecera, cuyas funcionalidades son las siguientes:

  • Regenerar: Es el primer botón y nos permitirá crear una nueva versión del documento a partir de la plantilla que ya tenga asignada de forma directa
  • Crear nueva versión: Nos permitirá manualmente crear una nueva version escogiendo el nombre de la versión y la plantilla sobre la que se generará


4- Conversaciones

Tanto los documentos como los expedientes puden tener conversaciones, las cuales son muy útiles para hablar sobre el documento en caso de que sea necesario


conversaciones


Podemos crear tantas conversaciones como queramos y añadir a la conversación los contactos que deseemos.

5- Etiquetas

En esta secciñon se muestran las etiquetas que tiene el documento o expediente en cuestión. Así como el valor actual de la etiqueta en caso de que lo tenga.
Pulsando en el botón + añadiremos nuevas etiquetas, y en caso de querer eliminar alguna clicaremos a la cruz de la derecha situada a la derecha de la etiqueta.


etiquetas

6- Datos de la etiqueta

En esta sección encontramos los formularios y datos de la etiqueta.
De primeras podemos encontrar los datos de la etiqueta que esten rellenados:


tag no edit


Pero si lo deseamos podemos entrar en el modo edición clicando en el lapiz de la cabecera. Esto hara visibles todos los campos de la etiqueta y nos permitirá insertar los datos que deseemos.


tag edit

7- Compartición

Podemos dar ciertos permisos a usuarios o grupos sobre el documento. En esta sección se visualizará aquellos contactos con los que lo tengamos compartido


comparticion


En caso de los expedientes podremos editar la compartición y los permisos clicando en el lapiz situado en la cabecera:


comparticion excpe

8- Navegabilidad

La navegabilidad nos permite movernos entre los documentos de un mismo expediente y entre los expedientes en los que se encuentra este mismo documento



navegabilidad

9- Barra de acciones

En la barra de acciones nos econtramos los siguientes botones:


btns numerados

1) Descargar

– Nos permite descargar el documento / expediente

2) Enviar por email

– Enviará por email el documento / expediente

3) Asignar a expediente

– En caso de un documento, esta acción nos permitira asignar este documento a un expediente ya existente

4) Crear expediente

– Con el documento (o documentos seleccionados en caso de un expediente) crearemos un nuevo expediente con dichos documentos, pudiente establecer un nombre y sus comparticiones directamente

5) Privilegios

– En caso de un documento podemos establcer unos privilegios especificos gracias a esta opción

6) Firmar

– Enviará a firmar este documento a través de una integración creada.

7) Trazabilidad

– Nos muestra la información de la trazabilidad de este documento / expediente

8) Cerrar

– Cerrará la previsualización del documento


En la versión móvil podremos acceder a la navegabilidad y el resto de botones superiores a través de un menú desplegable:


movil botones superiores expediente


Y además en caso de que nos encontremos en un expediente tendremos la opción de:

Expediente seguro (VDR)

– Esto nos permite dejar marcas de agua sobre el expedinente


En caso de la versión móvil la navegavilidad no será visible a no ser que la activemos manualmente desde el menú desplegable con la opción: Ver / ocultar navegación

10- Previsualización

En el caso de un docuemento, podremos ver la previsualización del mismo (siempre y cuando se haya podido generar). La generación del mismo no es instantánea, por lo que puede tardar un rato hsta que la previsualización del documento se encuentre disponible. Además, si nos encontramos frente a algún problema de vsualización, la plataforma misma nos lo indicará.

En este documento podemos hacer Zoom a través del propio scroll del ratón.

Para movernos entre páginas tenemos una barra de navegación, que nos permite ir a las anteriores / posteriores páginas (si las hay). Ademas podemos modificar manualmente el número de la página clicando sobre ella.

Y también tenemos la opción de visualizar en pantalla completa si lo deseamos, pulsando en el botón situado a la derecha.

btns numerados

En caso de un expediente tendremos una tabla con la información básica de los documentos que contiene.


docs exped


Podemos seleccionar los documentos que deseemos y desasignarlos del expediente clicando sobre la cruz de su derecha. Además, en caso de tener uno o más seleccionados podemos desasignarlos todos a la vez a través de la cabecera de la tabla, pudiendo usar la misma estrategia para seleccionar / deseleccionar los documentos.