workflow0

Qué son, para qué sirven y cómo se configuran los workflows

Qué es un workflow

Un workflow (Flujo de trabajo), por definición, es el estudio de los aspectos operacionales de una actividad de trabajo: cómo se estructuran las tareas, cómo se realizan, cuál es su orden correlativo, cómo se sincronizan, cómo fluye la información que soporta las tareas y cómo se le hace seguimiento al cumplimiento de las tareas.

Para qué sirve un workflow en Gladtolink

Partiendo de esta base los workflows en la plataforma gladtolink se utilizan para controlar en qué situación se encuentran los documentos y asegurar que ha pasado por todos los estados pertinentes para llegar a la situación actual. Se ha de tener en cuenta que solo las personas autorizadas pueden hacer el cambio de un estado a otro y que la persona que puede cambiar del estado A al estado B puede tener denegado el cambio del estado B al estado C.

Cómo configurar un workflow

Para configurarlo iremos al apartado “etiquetas” que se encuentra en el menú lateral izquierdo de la web. Una vez en la ventana de etiquetas, seleccionaremos la etiqueta donde vamos a crear nuestro flujo de trabajo (Hay que tener en cuenta que para crear un flujo de trabajo la etiqueta tiene que contar con al menos dos valores ya que se basan en estos para marcar el flujo). Una vez seleccionada dicha etiqueta iremos a añadir workflows (Símbolo más situado a la derecha de la columna de “workflows”).

workflow1

En este momento aparecerá el diálogo que se muestra en la siguiente imagen donde seleccionaremos el valor inicial y al que queremos que se pueda cambiar. Esto hará que si tenemos una etiqueta con los valores “A”,”B” y “C” si creamos el workflow valor inicial “A” valor final “B” no se pueda pasar de “A” a “C”

workflow2

Una vez creado nos aparecerá en nuestra lista y podremos editar las diferentes opciones y las personas que pueden hacer el cambio de valor. En la siguiente imagen vemos el diálogo de configuración de este donde se diferencian claramente dos aparatados. Por un lado se encuentran todas las acciones que pueden ir asociadas a un workflow y, por otro lado, se ven los usuarios que pueden realizar este paso.

workflow3

En este caso vemos como no hay ninguna acción asignada y como el usuario “administración visitas” no puede realizar dicha acción.

En cambio, en la siguiente imagen, vemos como esta marcada la opción de “enviar email” y que el usuario “Administración visitas” sí puede realizar el cambio.

workflow4

Ejemplo de un workflow

Un ejemplo de ello sería cómo una factura pasa de llegar a la empresa hasta ser aceptada por la gerencia y quedar de este modo contabilizada. Esto sería el caso que se explica en el siguiente párrafo:

En una empresa, un empleado sube una factura y la etiqueta como “factura pendiente de conformar por el jefe de departamento” (En este momento empieza el workflow de esta factura). El jefe de departamento recibe un email diciéndole que tiene una factura por revisar y, una vez revisada, pasa la factura a “Conformado jefe de departamento”. Esto hará que Gerencia reciba un aviso de que una factura está pendiente de su revisión. Una vez Gerencia revise esta factura la pasará a contabilizado, con lo cual el ciclo de esta factura habría terminado.

workflow0