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A BIBLIOTECA: DOCUMENTOS E EXPEDIENTES
Polina Svetlinova
- fevereiro 27, 2020
- 4:49 pm
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A partir daqui você pode consultar e acessar documentos e dossiês.
CARACTERÍSTICAS DA BIBLIOTECA:
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Tem uma estrutura plana
Você pode pesquisar diretamente qualquer documento, mesmo que ele esteja em um dossiê. Você não precisa entrar no dossiê para encontrá-lo.
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Um documento pode estar em vários dossiês ao mesmo tempo
Você não precisa duplicá-lo para estar em vários dossiês (diferente das pastas do Windows).
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Os expedientes registram documentos em um único nível
Eles não são classificados por diferentes hierarquias ou níveis. É um único nível em que os documentos são classificados e organizados usando etiquetas.
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Os dossiês nos permitem compartilhar documentos
Se você quiser compartilhar seus documentos, a primeira coisa que você precisa fazer é atribuí-los a um dossiê
O que são filtros e para que eles são?
Na Biblioteca estão os documentos e dossiês para sua gestão. Se formos diretamente à lupa de pesquisa, ela nos mostrará como uma lista por data de aparição no Gladtolink. Se você achar confuso ver todos os documentos / dossiês na mesma lista, possui um filtro poderoso que lhe permitirá encontrar facilmente o que está procurando.
Se você quiser saber mais sobre como usar os filtros, você tem todas as informações neste tutorial.
«Use filtros para procurar documentos ou dossiês que você carregou para a biblioteca ou que outras pessoas tenham compartilhado com você.»
QUE INFORMAÇÃO MOSTRA CADA ELEMENTO DA BIBLIOTECA?
Na Biblioteca aparece uma lista de todos os seus elementos: documentos e/ ou dossiês. Cada elemento aparece em uma caixa e as informações aparecem por colunas:
- Na primeira coluna está o ícone à esquerda. Indica se é um documento ou um dossiê:
- Na segunda coluna, você verá o nome do documento ou dossiê. Sob o nome, você verá quem fez o upload para o Gladtolink.
- As etiquetas que lhe atribuímos (se a etiqueta tiver valores, ela mostrará o valor atribuído)
- O proprietário do documento ou dossiê, seja privado ou compartilhado com outras pessoas, o número de páginas (em documentos) ou o número de documentos (em dossiês), as versões e o tamanho que ocupa.
Para expandir as informações para cada item, clique no ícone Modo de exibição no menu superior.
Os documentos aparecem no modo Mosaico e permitem ver uma imagem do interior do documento. Se você precisar de mais espaço útil para visualizar os elementos da Biblioteca, poderá ocultar o menu central pressionando o pino:
e/ou esconder o menu principal pressionando o ícone das três linhas horizontais (o hambúrguer):
Que funções você pode executar na biblioteca?
Na Biblioteca, você pode realizar ações em massa em um grupo de documentos / dossiês que você pré-selecionou com os filtros:
- Adicione etiquetas de bloco a documentos/dossiês.
- Atribuir documentos de bloco a um dossiê existente.
- Criar um novo dossiê.
- Crie um novo dossiê e, na mesma etapa, atribua documentos ao bloco.
- Exportar os metadados associados a um grupo de documentos selecionados para o Excel.
- Excluir em bloco um grupo de documentos ou dossiês..
