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La exportación de datos

En esta ocasión vamos a explicar como se pueden exportar los datos que están en Gladtolink a una hoja de calculo.

El primer paso para esto será ir a la biblioteca donde usaremos el filtro para poder buscar los documentos de los que queremos extraer los datos. En el caso que vamos a usar de ejemplo queremos extraer los datos de las visitas que hemos tenido en nuestras instalaciones y que ya se han ido.

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Una vez filtrados los documentos iremos a la esquina superior derecha de la biblioteca y pulsaremos sobre el icono de exporación de datos. Esto nos abrirá un dialogo donde poder empezar a preparar la exportación de datos.

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Una vez en este dialogo lo primero de todo sera crear nuestra primera exportación para ello pulsaremos sobre el botón Crear un formato de extracción de datos. Cuando lo hagamos se abrirá un nuevo dialogo donde podremos configurar que datos son los que queremos extraer siguiendo los pasos de este.

El primer paso son los Datos generales donde pondremos configurar los siguientes aspectos.

  • Nombre: Nombre identificador para posteriores exportaciones.
  • Tipo de uso: Si será solo para ti o mas personas podrán usar tu exportación.
  • Calculos: Si queremos solo los datos o queremos que se muestren subtotales y totales.

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El segundo paso son Documentos y expedientes donde podremos configurar los siguientes aspectos.

  • Nombre: Indica si queremos exportar el nombre del documento o expediente.
  • Fecha subida: Indica si queremos exportar la fecha de subida del documento o de creación del expediente.
  • Propietario: Indica si queremos exportar quien subió el documento o creó el expediente
  • Tamaño: Indica el peso del documento.
  • Tipo: Indica si se trata de un expediente o de un documento.
  • Nº de documentos: Indica el número de documentos que contiene el expediente.
  • Nº de páginas: Indica el número de páginas que contiene el documento.

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El tercer paso son Etiquetas y formularios donde podremos configurar los siguientes aspectos.

  • Añadir información de etiquetas: Pulsando en este botón podremos añadir las etiquetas de las cuales queramos extraer los datos.
  • Quitar etiqueta: Este botón es la “x” que aparece a la derecha de cada etiqueta y sirve para quitar la etiqueta de la exportación (No la quita de los documentos donde se encuentre ni la elimina de la plataforma).
  • Configurar etiqueta: Este botón es el engranaje que aparece a la derecha de cada etiqueta donde podremos configurar que datos de la etiqueta queremos exportar (Se explica en el siguiente subapartado).

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En este subapartado podemos ver el dialogo de configuración de datos de la etiqueta.

  • Valores: En este apartado podemos seleccionar que queremos exportar de la lista de valores que tiene la etiqueta.
  • Mostrar si la etiqueta está asignada: Nos crea un campo de verdadero falso que nos indica si el documento o expediente contiene esta etiqueta.
  • Formularios: Esta apartado contiene los formularios de la etiqueta y podemos elegir si no los queremos en nuestra exportacion seleccionando la opción “No exportar”.

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El cuarto paso son Filas donde podremos configurar los siguientes aspectos.

  • Añadir criterio de ordenación: Añadir nueva columna de ordenación.
  • Objeto: Selecciona el dato que quieres ordenar
  • Campo: En el caso de etiqueta selecciona el formulario o valor a ordenar.
  • Orden: Indica si quiere ordenar la columna ascendente o descendente.
  • Subtotal: Indica si quieres crear subtotales de esta columna.

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El quinto paso son Columnas donde podremos configurar los siguientes aspectos.

  • Ordenar: Podemos usar los botones laterales para ordenar las columnas a la hora de exportar.
  • Nombre columna: Podemos editar el nombre que parecera en la exportacion en la cabecera del dato. Por defecto aparece el nombre del formulario, valor o dato del documento.
  • Cálculo: Sirve para calcular maximos, minimos y medias de esa columna.

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El sexto paso es Compartición donde podremos configurar los siguientes aspectos.

  • Añadir contacto: Comparte tu exportacion con los usarios que tu elijas.
  • Se ha deshabilitado la posibilidad de compartir exportaciones debido a las confusiones que provocaba si no se compartian las etiquetas

En este punto ya tendremos configurada nuestra exportación y una vez guardado se verá en nuestra lista de exportaciones predefinidas. Donde seguiremos los siguientes pasos.

Paso 1
Seleccionaremos la exportación, en nuestro caso se llama Registro de visitas.

Paso 2
Seleccionaremos que queremos exportar.

  • Los documentos del resultado de nuestra busqueda.
  • Los documentos de la pagina en la que estemos en la biblioteca.
  • Los documentos seleccionados en la biblioteca.

Paso 3
Seleccionaremos el tipo de exportación.

  • XLS: Genera una hoja de calculo.
  • HTML: Genera una tabla html.
  • Visualizar gráfico online: abre un dialogo con los datos para visualizarlos en forma gráfica desde la web.

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Como resultado de nuestra exportación hemos obtenido una hoja de excel como esta.

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