Conceptos básicos de las Etiquetas

En gladtolink las etiquetas son fundamentales y vale la pena saber todo lo que se puede hacer con ellas! En este tutorial se explican conceptos importantes del etiquetado en gladtolink.  

manager_etiquetas

Se pueden etiquetar del mismo modo documentos y expedientes.

En gladtolink las etiquetas son muy importantes ya que te permiten no solo clasificar documentos y expediente (lo típico) sino tambén otras funcionalidades más avanzadas como por ejemplo…

  • Añadir datos estructurados a documentos (en base a formularios)
  • Compartir datos (asignado los privilegios adecuados)
  • Crear flujos de trabajo (que podrán disparar acciones)

¿Quien puede crear etiquetas ?

Dialogo de creación de una etiqueta

Cualquier usuario, sin excepción, puede crear etiquetas en gladtolink. Las etiquetas se crean, actualizan y eliminan desde la Gestión de Etiquetas, a la que se accede desde el menu principal. 

¿Quien puede ver mis etiquetas?

Cuando se crea una etiqueta solo el propietario la puede ver y usar, es una etiqueta privada. De partida la confidencialidad esta garantizada ya que mis etiquetas solo las veo yo. Sin embargo, para poder colaborar es básico compartir total o parcialmente.

En gladtolink, las etiquetas se pueden compartir con contactos o grupos de contactos. La compartición de cada etiqueta se puede modular individualmente, indicando que capacidades tendrán las persona o grupos sobre ellas.

Diálogo para compartir una etiqueta, con los detalles de la compartición

Si te interesa saber más sobre compartición de etiquetas te gustará este tutorial de creación de etiquetas corporativas o para grupos de trabajo.

Valores y desplegables

Con el objetivo de reducir el número de etiquetas les hemos añadido un desplegable. Supongamos que creamos una etiqueta Mes, el desplegable podria contener Enero, Febreo, … Grácias ha esta características nos basta una sola etiqueta. No necesitamos una para cada mes.

Se puede definir definir una lista de valores para cada etiqueta. Estos valores, que son los que se muestrán en el desplegable, se pueden modificar en cualquier momento, para añadir, eliminar, cambiar su orden, ….

Documento etiquetado con etiqueta Mes

 

Formulario y metadatos

Adjuntar datos estructurados a expedientes y documentos es muy util.Por ejemplo adjuntar el importe y el concepto a un ticket de gasto o la fecha de caducidad, la fecha de emisión y el proveedor a un contrato. Los datos estructurados nos van ha permitr encontrar mejor lo que buscamos, realizar calculos el de total gastos por mes y empleado en viajes de trabajo, …

Para etiqueta se definir un formulario con todos los campos de datos que se necesiten. Al etiquetar un documentos o expediente con un etiqueta con formulario, este nos aparecerá y podremos introducir los datos.Como los documentos y expdientes pueden tener muchas etiquetas tambien podran tener mucho formularios de datos. 

Es un sistema flexible porque permite multiples formularios de datos por documento y admás muy práctico porque el formulario adecuado aparecerá al realizar el etiquetado. 

 Documento con varias etiquetas y un formulario con datos.

Workflows

Los workflows son secuencias de tareas encaminadas a completar un proceso de negocio. Un caso típico es la aprobación de facturas, en la que ciertos usuarios responsables deben recibir las facturas a comprobar. Despues de revisarlas, las podrán aprobar, direccionar al departamento de tesoreria, rechazar, enlazar con un flujo de resolución de incidencias, …

En gladtolink se puede definir los distintos estados por los que un documento puede pasar, indicando además quien está autorizado a realizar cada uno de los paso y que automatismos se tienen activar. Cada etiqueta puede tener su propio workflow y se pueden encadenar. Asi pues, la una factura despues de aprobada puede encadenar con el workflow de contabilización.

Etiqueta con workflow