Crear y configurar Workflows

Los workflows se configuran desde el menú Etiquetas. Las etiquetas pueden tener valores, y estos valores se pueden usar para crear un workflow o flujo de trabajo a partir de un estado inicial.

Te enseñamos cómo..

Vamos a utilizar como ejemplo una etiqueta  llamada SITUACIÓN, a la que le hemos definido tres valores:

1-PTE. PAGO

2-ACEPTADO/A

3 RECHAZADO/A

y la vamos a utilizar para etiquetar las facturas que recibamos de nuestros proveedores.

workflows_sin_definir

1-  Definiremos como estado inicial PTE.PAGO, y lo haremos de la siguiente forma.

Pulsamos sobre el lápiz lapiz_editar  en Valores:

Valor por defecto

Y si no está marcado, pulsamos en la linea PTE.PAGO encima del selector de la columna Defecto.

De esta forma siempre que se etiquete una factura con esta etiqueta, siempre tendrá como estado inicial,  el estado Pte. de Pago.

2- A continuación definiremos los Workflows o Flujos de trabajo que necesitemos.

En este caso nosotros queremos para nuestra empresa, que todas las facturas las apruebe o rechace una única persona, y cuando lo haga que envíe un mensaje a la persona encargada de la relación con el proveedor para que la pague o avise al proveedor que la han rechazado.

Para ello pulsaremos sobre el  Botón para añadir de la derecha de Workflows, y marcaremos Valor inicial: PTE.PAGO y Valor final: ACEPTADO/A

definir_workflow

 

Le daremos a guardar. Y nos creará la primera transición que hemos definido.

transicion1_worflow

3- Vamos a ver ahora que queremos que ocurra cuando alguien cambie el valor de esta etiqueta, y quién puede hacer ese cambio de valor.

Para ello pulsamos sobre el lápiz de la transición, o sobre la flechita roja. Nos aparecerán los usuarios con los que hemos compartido la etiqueta:

Definir_transicion1

¿Quién puede hacer el cambio de valor?

En nuestro caso queremos que sea el usuario “Juan Bravo”, el único que pueda realizar el cambio de valor.

Para ello pulsaremos sobre el icono simbolo_prohibido, en la lista de Contactos (aparecerán aquí los usuarios con los que está compartida esta etiqueta), del usuario Juan Bravo.

El  icono cambiará a permitido:icono_permitido.

¿Qué queremos que ocurra cuando Juan Bravo cambie el valor de la etiqueta ACEPTADO/A?

Podemos elegir 1 de entre los 4 tipos de acciones definidas en los workflow, y que se desencadenarán cuando se realice el cambio de valor:

  • Enviar una Notificación exprés: enviará el mensaje que definamos por mail, a quien elijamos de nuestros contactos.
  • Bloquear Formularios: Si esa etiqueta tiene además formularios, podemos hacer que se bloqueen para que nadie los pueda modificar, después del cambio de valor
  • Etiquetado automático: Podemos hacer que se le añadan al documento una serie de etiquetas automáticamente, después del cambio de valor.
  • Sellar documento: Con esta opción se crea una nueva versión del documento pero con un sello o marca de agua, que nosotros definiremos. p.e: “ACEPTADA PARA PAGO”

Elegimos Enviar una Notificación Exprés, para ello marcamos el selector para que aparezca en Rojo, y le damos al lapiz_editar, para definir el mensaje exprés.

workflow_definir_accion

En este cuadro de diálogo, definimos el mensaje a enviar y a quien le tiene que llegar. En este caso a Marta López, que es la persona de tesorería que se encarga de los pagos.

Podemos incluirnos como propietario de la etiqueta y que hemos definido el workflow, para que también nos avise cuando haya un cambio de valor.

4- Repetiremos este proceso, para cada transición que hayamos definido en el paso 2

En nuestro caso, solo habremos definido 2 transiciones en el paso 2. Solo permitiremos pasar de desde PTE.PAGO a ACEPTADA o a RECHAZADA

wf_2transiciones

 

y para cada una definiremos que sea Juan quien pueda realizar ese cambio, y que envié distintos mensajes a Marta cuando se realice el cambio de valor.