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Control digital de visitas a la empresa

En esta entrada vamos a hablar sobre cómo aprovechar las tres funciones que nos ofrece el apartado “automatismos” creando un caso práctico donde vamos a informatizar las visitas que recibe nuestra empresa y así tener un control en tiempo real de estas.

Crear etiqueta

Para ello necesitaremos crear una etiqueta, que en este caso llamaremos “Registro de visitas”

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Una vez creada la etiqueta ya podremos ir al menú de automatismos donde crearemos todo lo necesario para realizar nuestros registros.

Crear plantilla PDF

Primero, iremos al apartado “Plantillas PDF” donde asignaremos el pdf que será nuestra hoja de registro de visitas. Seleccionaremos la etiqueta “Registro de visitas” y seleccionaremos qué formularios de esta serán los que usaremos para rellenar nuestro pdf.

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Crear automatismos móvil

En segundo lugar iremos a “Automatismos móvil” donde crearemos tres automatismos (Registro entrada, firma del visitante, Registro salida). Estos tres automatismos son los tres estados por los que pasa una visita desde que llega a la oficina hasta que la abandona.

En “Registro de entrada” recogemos los datos de la visita en caso de ser la primera vez que nos visita. En caso contrario, simplemente seleccionamos su DNI de nuestra lista y seleccionamos la tarjeta de visita que se le entregará.

En “Firma visitante”, la visita firma su entrada a la empresa. Una vez firmada se le entrega su tarjeta de visita.

En “Registro de salida”, la visita devuelve su tarjeta y se cierra su ficha de visita calculando así el tiempo que ha estado en nuestras oficinas.

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Crear disparador

Por último, iremos al apartado “Disparadores” donde crearemos un disparador que será el encargado de añadir las nuevas visitas que se registren a nuestra lista de visitas.

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Llegados a este punto, nuestra configuración para el control de visitas ya estará completada. Ahora vamos a ver cómo funcionaría con un pequeño ejemplo.

Ejemplo de funcionamiento

En la recepción de nuestra empresa cargamos la aplicación “G2LCaptureData” donde aparecerán los tres “automatismos móvil” que hemos creado en nuestra configuración.

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Seleccionamos “Registro entrada” donde cargamos los datos de nuestra visita, ya sea desde rellenando los datos o seleccionándolo de nuestra lista, y lo enviamos. Esto genera un documento donde ya se encuentran los datos de nuestra visita completados.

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Seleccionamos “Firma visitante” para que este nos firme su entrada. Este paso actualiza el documento anterior añadiendo la firma de la visita.

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En el momento de su salida seleccionaremos “Registro salida” donde nos saldrán todas las salidas pendientes. Escogeremos la ficha adecuada y la cerraremos pulsando sobre ella y enviándola. Esto volverá a actualizar el documento de la visita indicando la hora en la que ha salido y el tiempo que ha permanecido dentro del recinto.

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Exportación de datos a hoja de calculo

Como paso extra, podemos crear una exportación de estos registros. Esto nos servirá para tener una hoja de cálculo con nuestros registros y poder tratarlos.

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El cual daría como resultado una hoja de calculo de este tipo.

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