La Biblioteca de documentos y expedientes

La biblioteca es el repositorio general de documentos y expedientes de gladtolink. Desde aquí podrás consultar, y acceder a documentos y expedientes. Ver este tutorial.

biblioteca

 

La biblioteca es el repositorio general de documentos y expedientes.

Caracteristicas de la bibilioteca

  • Tiene una estructura plana, podemos buscar cualquier documento, aunque se encuentre en un expediente. No es necesario entrar en el expediente para encontrarlo.
  • Un documento puede estar en varios expedientes sin tener que duplicarlo (distinto a las carpetas de Windows).
  • Los Expedientes agrupan documentos en un único nivel. No son necesarios más niveles. Para Clasificar y Organizar se usan Etiquetas.

Que son los filtros y para qué sirven

En la Biblioteca  se encuentran tanto documentos como expedientes para gestionarlos. Si damos directamente a Buscar, nos los mostrará todos. Así mezclado puede parecer un lío, po eso disponemos de un potente Filtro que nos permitirá encontrar fácilmente lo que busquemos.

Utiliza los Filtros para buscar documentos o expedientes que hayas subido tu a la biblioteca o hayan compartido contigo otros.

  • Permiten Buscar solo en Documentos, solo en Expedientes, buscar en todos.
  • Permiten Buscar en los documentos/expedientes que he subido yo, o en Documentos/Expedientes de Otros
  • Permiten Buscar en documentos/expedientes Etiquetados o en los No Etiquetados
  • También permiten buscar por Nombre o Fecha de subida a la plataforma.
  • Y por último, y “mas potente”, puedes buscar por las etiquetas que hayas asignado a tus documentos o expedientes. Seleccionado la etiqueta e incluso el valor o contenido de Metadato que hayas asignado.

Combinar todas estas opciones con un nombre, y/o con la fecha, o rango de fechas, de subida del documento.

Si quieres saber mas, sobre cómo utilizar los Filtros, puede que te interese este tutorial!

Qué información muestran las pastillas

Desde la Biblioteca, se tiene ya mucha información sobre los documentos y/o expedientes. Cada elemento aparece en una pastilla, donde aparece el ICONO indicando si es un documento o un Expediente:

Pastilla_ComprimidaPero si se quiere Ampliar mas esa información puedes utilizar los iconos de ampliar/reducir para que las pastillas se hagan mas amplias y muestren mas información:  ampliar_pastillas_biblioteca  AMPLIAR PASTILLAS

pastilla_expandida

Si necesitas más espacio útil para la biblioteca puedes colapsar el menú principal para que ocupe menos. Mira como hacerlo aquí.

Cómo se interpreta

  • Lo primero el ICONO indicando si es un Documento Doc  o un Expediente Expedient
  • Luego el Nombre del Documentoo Expediente y quien es el propietario (el que lo ha subido a Gladtolink)
  • Luego la lista de etiquetas que le hemos asignado (si la etiqueta tiene valores, mostrará el valor asignado)
  • Y luego las características del documento o Expediente: Propietario, si está compartido con otros, el nº de páginas (Documentos) o nº de documentos (Expedientes)
  • Y luego el tamaño que ocupa.

 

Funciones que se pueden realizar desde la biblioteca

Desde la Biblioteca se pueden realizar opciones masivas sobre un grupo de Documentos/ Expedientes que hayas preseleccionado con los filtros.

  • Puedes Añadir Etiquetas en bloque a Documentos/Expedientes. Mira como hacerlo aquí.
  • Asignar Documentos en Bloque a un expediente existente. Mira como hacerlo aquí.
  • Crear un nuevo expediente. Mira como hacerlo aquí.
  • Crear un Expediente nuevo y en el mismo paso Asignar Documentos en Bloque. Mira como hacerlo aquí.
  • Exportar a Excel los metadatos asociados a un grupo de documentos seleccionados. Mira como hacerlo aquí.
  • Borrar en bloque un grupo de documentos o Expedientes. Mira como hacerlo aquí.