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Crear documentos desde datos de una exportación

Guille Esteva

Guille Esteva

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Diseña un disparador que cree un nuevo documento desde datos de una exportación

Este disparador nos sirve para crear uno o varios documentos a partir de una plantilla predefinida, utilizando los datos de una exportación.

La ventaja de este tipo de disparador respecto a otros que crean documentos es que en este podemos utilizar los datos de una exportación. Por lo tanto, podemos utilizar datos de otros documentos e introducirlos en el que estamos creando, siempre que estén en la exportación.

Creación del automatismo

Para crear este tipo de disparador lo elegiremos en “Tipo de acción”: “Crear documentos desde los datos de una exportación”.

Después de seleccionar el tipo de disparador lo configuraremos en “Configurar acción:

Lo que podemos configurar aquí es:

Nombre del documento”:  Nombre del documento que creará el disparador.

Plantilla”: El estilo del documento generado por el disparador lo cogerá de la plantilla que elijamos.

Filtro de documentos”: Debemos elegir un filtro predefinido.

Exportación”: Seleccionamos una exportación predefinida. Los datos que estén en la exportación los podremos asignar a un campo del documento generado por el disparador.

Etiquetas”: Etiquetas que usarás para el documento generado por la acción

Generar un documento por elemento de la lista”:  Si marcamos este check, el disparador generará tantos documentos como líneas tiene nuestra exportación, por ejemplo si tú exportación tiene 7 líneas se generarán 7 documentos. 

Si no está seleccionado sólo se creará 1 documento. En este caso, tenemos la posibilidad de utilizar una condición para añadir un dato en concreto de la exportación o en caso de no añadir condición, se añadirá el dato de la última línea de la exportación.

Por ejemplo pongamos que con el filtro y la exportación seleccionados tenemos esta tabla de valores de la exportación:

Ejemplo:

 

Nombre documento

Fecha de creación

Nombre usuario

Dias de vacaciones restantes

Vacaciones María

22-07-2021

María

12

Vacaciones Jose

05-07-2021

Jose

15

Vacaciones John

01-07-2021

John

10

Tenemos un campo de tipo texto y su valor será el nombre del usuario.

Si Generar un documento por elemento de la lista está seleccionado, se crearán tres documentos y los valores del campo de texto serán:

-Campo de texto documento Vacaciones Maria: Maria

-Campo de texto documento Vacaciones Jose: Jose

-Campo de texto documento Vacaciones John: John

Si Generar un documento por elemento de la lista NO está seleccionado solo se crearía un documento y el campo de texto tendría el nombre de usuario de la última línea de la exportación:

-Campo de texto documento: John

Sería John por ser el documento más antiguo. (01-07-2021)

 

Finalmente en detalles de la acción le asignaremos los valores a cada campo.

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