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Generar un documento desde dos lugares diferentes: capturedata y link externo

Jose Gonzalez

Jose Gonzalez

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Rellena un formulario desde dos partes utilizando un link externo con el ID del documento

Ejemplo de situación en la que se puede usar:

Dos personas diferentes deben rellenar un mismo formulario, cada uno una parte de él, pero uno es usuario de Gladtolink y el otro no.

Con el siguiente link podrás descargar la etiqueta y la plantilla utilizada en el ejemplo: https://capturedata.gladtolink.com/?external=y1m4A8QAFkC0ESPKIGmRKQ

Estos son los pasos:

1) Una etiqueta con un formulario.

Crea una etiqueta y añádele un formulario.

Añade estos campos de ejemplo al formulario que va asignado a la etiqueta:

2) Una plantilla (en este caso es XML)

Necesitas crear una plantilla para el documento, que puede ser PDF o XML. En este caso hemos hecho una plantita XML, aquí tienes el código de ejemplo, aunque desde el link del principio del tutorial podrás descargar el documento.

El código XML utilizado:

La configuración de la plantilla GladToLink.

En este ejemplo tan solo hay 3 campos, recuerda que para realizar los enlaces con la plantilla tenemos la varita para que se realicen automáticamente.

3) Un filtro en la biblioteca con tu etiqueta

Crea un filtro que necesitarás para crear uno de los automatismos. 

El filtro lo creas a partir de tu etiqueta.

4) Dos automatismos.

El primer automatismo será del tipo «Crear PDF con plantilla».

El segundo automatismo será del tipo «Añadir, modificar o eliminar datos escogiendo etiquetas y crear nueva versión».

En este automatismo es donde utilizarás el filtro que has creado. 

Además, en este segundo automatismo harás una acción de automatismo para ocultar el documento para que sólo se vean los campos que hay que rellenar.

5) Realiza el primer automatismo para que se cree el documento y así poder hacer un expediente.

Ve a CaptureData, rellena el formulario, dirígete a la Biblioteca para ver el documento creado y crea el expediente. Asigna el documento a este expediente.

6) Crea un disparador de tipo Expediente y con la acción «Asignar a Expediente» 

7) Crea un link externo con el segundo automatismo.

Para construir el enlace al documento se hace con la siguiente ”fórmula”

8) Configura un disparador de tipo Automatismo, con el tipo de acción «Enviar por correo» para que se envíe por correo el link del documento a completar.

Aquí es donde debes escribir la fórmula.

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