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La Biblioteca: Documentos y Expedientes

Engracia Villar

Engracia Villar

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La Biblioteca es el almacén o repositorio general de documentos y expedientes de Gladtolink.

Desde aquí puedes consultar y acceder a documentos y expedientes.

CARACTERÍSTICAS DE LA BIBLIOTECA:

¿QUÉ SON LOS FILTROS Y PARA QUÉ SIRVEN?

En la Biblioteca se encuentran los documentos y los expedientes para su gestión. Si damos directamente a la lupa de Buscar, nos mostrará tanto unos como otros en un listado por fecha de aparición en Gladtolink. Si te resulta confuso ver todos los documentos/expedientes en un mismo listado, dispones de un potente Filtro que te permitirá encontrar fácilmente lo que busques.

Si quieres saber más sobre cómo utilizar los Filtros, tienes toda la información en este tutorial.

«Utiliza los Filtros para buscar documentos o expedientes que hayas subido tú a la biblioteca o hayan compartido otros contigo

¿QUÉ INFORMACIÓN MUESTRA CADA ELEMENTO DE LA BIBLIOTECA?

En la Biblioteca aparece un listado con todos sus elementos: documentos y/o expedientes. Cada elemento aparece en un recuadro y la información va por columnas:

  • En la primera columna está el icono a la izquierda. Te indica si es un Documento o un Expediente:
  • En la segunda columna verás el Nombre del Documento o Expediente. Debajo del Nombre verás quién lo ha subido a Gladtolink.
  • Las etiquetas que le hemos asignado (si la etiqueta tiene valores, mostrará el valor asignado)
  • El propietario del documento o expediente, si es privado o está compartido con otros, el número de páginas (en Documentos) o el número de documentos (en Expedientes), las versiones y el tamaño que ocupa.

Para ampliar la información de cada elemento, pulsa el icono de Modo Vista del menú superior. 

Los documentos salen en modo Mosáico y te permite ver una imagen del interior del documento. Si necesitas más espacio útil para visualizar los elementos de la Biblioteca puedes esconder el menú central pulsando la chincheta:

y/o esconder el menú principal pulsando el icono de las tres líneas horizontales (la hamburguesa): 

¿QUÉ FUNCIONES PUEDES REALIZAR DESDE LA BIBLIOTECA?

Desde la Biblioteca puedes realizar acciones masivas sobre un grupo de Documentos/Expedientes que hayas preseleccionado con los filtros:

  • Añadir Etiquetas en bloque a Documentos/Expedientes. 
  • Asignar Documentos en Bloque a un expediente existente. 
  • Crear un nuevo expediente. 
  • Crear un Expediente nuevo y en el mismo paso asignar Documentos en Bloque. 
  • Exportar a Excel los metadatos asociados a un grupo de documentos seleccionados. 
  • Borrar en bloque un grupo de documentos o Expedientes. 
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