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En esta entrada explicamos los conceptos básicos de los formularios en Gladtolink y cómo interactúan con otras partes de nuestra plataforma.
Otra forma de definir un formulario es como un ficha para introducir y modificar datos. Los formularios en GladToLink, permiten asociar datos a objetos (expedientes, documentos y listas extendidas). En GladToLink cada usuario puede crear tantos formularios como necesite.
A parte de para capturar/adjuntar datos, los formularios se utilizan en multitud de configuraciones de otros elementos como los Automatismos CaptureData, Disparadores, Generador de Documentos, Exportaciones de Datos Estructurados, Filtros Predefinidos, etc.
Cada formulario puede tener la cantidad de campos de información que se deseen. Para cada uno de los campos se pude indicar un nombre, una descripción, un tipo de datos que se desea capturar y, opcionalmente, una máscara para validar el formato de los datos introducidos. Los tipos de datos disponibles para los campos son: • Texto • Numérico • Autoincremental • Fecha • Hora • Ubicación (geoposición) • Lista (enumerable) • Imagen • Archivo> Las máscaras de validación se especifican según el estándar REGEX (expresiones regulares) que también es contemplado en HTML5. Estas expresiones son un tanto complejas aunque los técnicos las manejan con facilidad. Para facilitar las cosas a los usuarios, hay una alternativa fácil que consiste en recurrir a Internet donde se pueden encontrar muchas máscaras ya construidas que se pueden aplicar directamente copiando y pegando. La alternativa difícil es aprender a utilizar el estándar REGEX para lo que existen muchísimos tutoriales en la Red.
Los datos capturados mediante formularios se denominan datos estructurados ya que están estructurados según el objeto, formulario y campo al que se asocian. Al conocer a qué campo, formulario y objeto (expediente, documento o lista) pertenece, se le que le dota de una semántica concreta. Todo el conocimiento que se posee sobre cada uno de los datos estructurados potencia su utilidad, facilitando que sean tratados en hojas de cálculo, aplicaciones de BI (Business Intelligence) o en la propia plataforma GladToLink. De este modo los datos pueden acabar convertidos en cuadros de mando, estadísticas, informes, documentos nuevos, enviarse por correo electrónico, enviarse a otros sistemas de información.
En GladToLink se almacenan archivos de todo tipo como por ejemplo PDF, imágenes y hojas de cálculo. A priori, GladToLink no conoce el significado de su contenido, su estado ni su importancia para la empresa. Sin más información es muy difícil realizar cualquier tarea sobre estos archivos (documentos). Justamente para mejorar esta situación, GladToLink permite anexar datos estructurados a los documentos subidos. Estos datos son los que aportarán toda la información que la empresa necesita para procesarlos de forma útil para la empresa.
Todo lo dicho respecto de los formularios y su relación con los documentos es aplicable directamente a la relación entre los formularios y los expedientes. Un expediente en realidad es un conjunto de documentos y anexar datos a un expediente es casi como aportar información a todos los documentos asociados al expediente en cuestión. Si indicamos que la situación de un expediente es pendiente, se sobreentiende que todos los documentos de ese expediente están a su vez pendientes, aunque en última instancia, es la empresa quien debe interpretar cada dato que ha decidido capturar.
Los formularios se utilizan extensivamente en la configuración de los casos de uso. Cabe destacar su importancia en la configuración de los disparadores y acciones. Los disparadores son objetos de GladToLink que permiten detectar eventos y reaccionan a los mismos lanzando acciones de forma automatizada. Algunos de los eventos más importantes están relacionados con los formularios. Por ejemplo existe un evento que ocurre cuando se introduce o modifica cualquier dato mediante un formulario. Imagina que una empresa tiene un formulario para capturar datos relacionados con los gastos de viaje de su personal. Sería muy útil que en caso de que un empleado introduzca un importe superior a una cierta cantidad se avise al responsable del departamento. Esto se podría realizar configurando un disparador asociado al formulario de gastos de viaje. El disparador se asociaría al evento “Formulario de Gastos de Viaje, Cualquier Dato Modificado”. Así, al modificarse el importe y añadiendo una condición de el importe sea superior a cierta cantidad, se podría activar la acción de enviar un correo o un SMS al responsable. La combinación de los eventos de formularios, la capacidad de especificar condiciones en base a campos de formularios y un buen conjunto de acciones disponibles, permiten la automatización de gran cantidad de tareas muy necesarias en las empresas.
El ecosistema GladToLink está diseñado para dar servicio en tres contextos distintos: • En la oficina. Los usuarios suelen ser tener buenos conocimientos de GladToLink y por supuesto están registrados en la plataforma. La herramienta más usada es la plataforma. • Sobre el terreno. Los usuarios NO tiene formación especifica pero sí están registrados y utilizan sobre todo la aplicación para dispositivos móviles CaptureData. • Colaboradores NO registrados. Los colaboradores no están registrados y utilizan Links, que se les ha enviado previamente desde la empresa. Sus interacciones son siempre a través del navegador y para funcionalidades muy concretas decididas previamente por la empresa. En el caso de colaboradores no registrados (Links) o usuarios que trabajan sobre el terreno (CaptureData) la mayor parte de su trabajo con GladToLink se basa en unos objetos denominados Automatismos CaptureData. Los Automatismos CaptureData permiten consultar, modificar y documentos y datos estructurados. En su configuración se puede indicar qué dato puede ver o modificar cada usuario, como lo va a ver (usabilidad), qué cálculos hay que aplicar entre ellos, las validaciones requeridas y mucho más. Todo esto se puede descubrir en los tutoriales que explican como utilizar los Automatismos CaptureData, pero es importante saber que su configuración se basa masivamente en los formularios.
Este documento es una explicación de los conceptos relacionados con los formularios y no explica en ningún momento como aplicar los formularios de forma práctica en GladToLink. Para aprender a utilizar los formularios tienes a tu disposición una relación de tutoriales o pequeños posts cuyo objetivo es mucho más práctico:
