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Buenas prácticas para configurar Casos de Uso corporativos.

Engracia Villar

Engracia Villar

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Cómo crear etiquetas que utilice todo un departamento o grupo de trabajo

Puedes crear tus propias etiquetas para tu uso individual. Además puedes compartirlas con quién consideres oportuno, pero ¿cómo puedes crear etiquetas corporativas, que use un departamento o grupo de trabajo? Te explicamos en detalle como hacerlo.

«Verás cómo, a partir de ahora, aumenta la fluidez y eficacia en el trabajo.»

1.- Crea un nuevo empleado Administrador

  • Desde el Menú Principal, ve a «Administración» ⇒ «Mis Empleados» y crea un nuevo empleado que, en este caso, será virtual, para hacer de Administrador de un caso de uso determinado.
  • Puedes llamarlo: «Administrador del Caso de Uso x» o «Master x» o «Administrador de configuración»…
  • Como será tu usuario, ve al icono del candado para asignarle contraseña.
  • Este usuario se utilizará sólo para generar y mantener las configuraciones corporativas de la empresa, es decir será el «propietario» de los documentos, etiquetas y automatismos..
  • Esto quiere decir, que nadie puede modificar o borrar lo que se genere desde aquí, excepto este usuario.

2.- Crea un Expediente, las etiquetas y automatismos que quieras compartir.

  • Ahora entra en la plataforma con este usuario Administrador.
  • Es imprescindible crear uno o varios expedientes en función de con quién quieres compartirlo, darle visibilidad, dejar realizar alguna acción, etc. 
  • A continuación, crea cada una de las etiquetas que sean necesarias para los distintos departamentos, grupos de trabajo de tu empresa o usuarios individuales.
  • Crea, a su vez, los automatismos adecuados para este caso de uso.
  • Este usuario será el propietario de todas las etiquetas corporativas y automatismos de este caso de uso. Nadie puede borrar nada por error.

3.- Crea los distintos grupos de usuarios para cada departamento o grupo de trabajo.

  • En el menú principal, ve a «Colaboración» ⇒ «Mis grupos«, pulsa en el «+» y crea todos los grupos de trabajo que necesites.
  • Los grupos pueden ser estáticos o dinámicos. Aquí tienes más información.
  • Determina los grupos por departamentos, áreas o según el criterio que te convenga.

4.- Comparte las etiquetas con los grupos apropiados.

  • Piensa qué etiquetas vas a necesitar para cada grupo que has creado, tanto para consultar, como para rellenar datos o modificarlos.
  • Al compartir puedes compartir con un sólo usuario, con varios sueltos o con tus Grupos de usuarios.
  • De esta forma, puedes controlar siempre los permisos que darás a cada usuario o grupo: puedes permitir etiquetar, cambiar valores o editar formularios. 

5.- Comparte también los automatismos del caso de uso de este usuario/administrador.

  • Debes, a su vez, compartir los automatismos creados par este caso de uso.
  • Cada automatismo lo compartirás con quien consideres oportuno: usuarios o grupos.
  • Sitúate en el automatismo y a la derecha, pulsa en Compartir. 

Ya has configurado tus grupos, etiquetas y automatismos para tu caso de uso. A partir de ahora, verás cómo aumenta la fluidez y eficacia en el trabajo.

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