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Antes de la nueva versión de GladToLink no existía La Lista como objeto independiente. Siempre estaban ligadas a etiquetas. Una misma lista no podía ser usada en diferentes etiquetas, por lo que no era posible reutilizarla y había que duplicarla. Ahora existen Listas Básicas y Listas Extendidas. Las listas básicas solo tienen tres atributos: valor, descripción e icono, las extendidas aportan más datos.
Una lista es un conjunto de elementos o items acotado y bien definido que, además, se pueden ordenar. Las listas son importantes en la clasificación de documentos y en la digitalización de procesos. Las listas, que en otros sistemas de información se conocen como maestros o tablas maestras, en GladToLink pueden contener desde unos pocos elementos hasta un máximo de 10.000 ítems.
En las listas, para cada uno de sus ítems se puede especificar un valor y una descripción. Cada ítem se identifica por su valor, que es único en cada lista y limitado a 30 caracteres. También se puede incluir una descripción más extensa para explicar el significado de aquellos ítems que lo requieran. Las listas básicas sólamente contienen elementos o ítems de este tipo.
«Las listas son fundamentales para clasificar documentos y digitalizar procesos de forma fiable ya que obligan a ceñirse a un conjunto de elementos bien definido en lugar de tener libertad para escribir cualquier dato».
Utilización de las listas
Las listas en GladToLink no se usan directamente, sino que adquieren sentido al asociarse a campos de tipo lista o etiquetas con lista desplegable.
El objetivo principal de las etiquetas es ser añadidas a documentos o expedientes en el proceso que llamamos etiquetado. Al etiquetar un documento o expediente en realidad estás clasificando documentos permitiendo su búsqueda y filtrado preciso. Si etiquetas un documento con una etiqueta que contiene una lista asociada, potenciarás el efecto de clasificación de la etiqueta ya que podrás precisar más en búsquedas posteriores. Si tienes una etiqueta denominada “Factura” con la que etiquetas las facturas que subes a la plataforma, al asociar a esta etiqueta una lista que indique el tipo de factura (Normal o Rectificativa) podrás filtrar, o bien todas las facturas o sólo las facturas normales o sólo las rectificativas. Esto potencia la precisión al seleccionar las facturas que realmente te interesan.
Las listas también se utilizan en los formularios de datos. Un formulario es un conjunto de campos que se utiliza para capturar información. Cada uno de los campos de un formulario tiene especificado un tipo de dato concreto con un formato determinado, como por ejemplo, texto, número, fecha, etc. Esto obliga a que el dato introducido corresponda con dicho tipo. Uno de los tipos de datos disponibles, al crear los campos de los formularios, es el "tipo lista". En este caso el dato no se introduce libremente sino que se selecciona entre el listado que ofrece. En ciertos casos este proceso es más fiable ya que obliga a ceñirse a un conjunto de elementos ya definido sin dar la opción al usuario a salirse de las posibilidades de clasificación previstas.
Reutilización de listas
Una característica muy interesante es que una misma lista se puede asociar a tantos campos y etiquetas como desees, es decir, las puedes reutilizar al configurar casos de uso.
Listas extendidas
Las listas extendidas son especialmente útiles en CaptureData ya que se pueden utilizar los datos extendidos para facilitar la selección de los ítems. En el ejemplo anterior, para encontrar de manera más fácil al operario que estás buscando, puedes indicar primero el centro de trabajo y la función que sabes que dicho operario tiene asignados. En CaptureData se verá una lista generada automáticamente con todos los operarios asignados al centro de trabajo y función indicados anteriormente.
Existen algunas limitaciones sobre los formularios que se pueden utilizar para crear listas extendidas, es decir, solo podrás elegir formularios que cumplan las siguientes condiciones: • No pueden tener campos de tipo gráfico • No pueden tener campos de tipo archivo • No pueden tener campos de tipo lista
Ejemplos de listas
1.- Meses (Básica). Es una lista básica ya que el valor y la descripción es suficiente información para cada uno de los 12 Ítems de esta lista. En el valor se escribe el número del mes (01, 02, 03…) y en la descripción el nombre del mes (enero, febrero, marzo…).
La lista de meses es un ejemplo muy común de lista reutilizable. Se crea una vez y se puede asociar a todos los formularios y etiquetas que la requieran, algo muy habitual.
Aprende a utilizar listas
Para aprender a aplicar las listas en GladToLink, tienes a tu disposición una relación de tutoriales. ¡Mira qué práctico!
1. Creación de listas básicas (ver mas…)
2. Creación de listas extendidas (ver mas…)
3. Exportación de listas (ver mas…)
4. Importación de listas (ver mas…)
5. Ordenación de listas (ver mas…)
6. Asociar listas a etiquetas:
a valores o a campos de Formulario (ver mas…)
7. Crear y actualizar elementos de listas con disparadores
8. Integración de listas con otros S.I.
9. Filtrar usando un etiqueta con lista
10. Filtrar usando un campo de tipo lista
