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A la hora de generar nuevos documentos, te interesa que éstos muestren la información de sus etiquetas de forma ordenada. Puede que quieras colocar datos específicos en lugar concretos del documento y que éste tenga un aspecto personalizado y una estética determinada. También puede que quieras mostrar los datos en una tabla o en varias páginas.
En Gladtolink tienes a tu disposición dos tipos de plantillas: las plantillas PDF y las plantillas XML. Las plantillas PDF son estáticas, ya que los campos a rellenar siempre van a ser los mismos y van a estar siempre en el mismo sitio, mientras que las plantillas XML son dinámicas y, mediante la especificación de condiciones, es posible mostrar solo determinados elementos en el documento final.
En este tutorial verás cómo crear una plantilla PDF mediante Libre Office y Adobe Acrobat Pro. Los elementos que diferencian un PDF de contenido fijo de una plantilla son los campos de formulario. Actualmente, casi todos los campos de las etiquetas de Gladtolink pueden ser introducidos en campos de tipo texto (texto, numérico, fecha, hora, imagen, etc). La principal excepción son los campos Sí/No o booleanos, que requieren de una casilla de verificación. Adicionalmente, puedes añadir un campo para firmas, explicado en este enlace.
Una vez hayas creado tu plantilla, siguiendo las instrucciones de esta entrada, podrás subirla a Gladtolink y mapear o enlazar los campos que te interesen. Este enlace explica cómo realizar esas acciones.
Campos de Formulario en Libre Office
Una vez ya tengas el documento de texto personalizado a tu gusto, con texto fijo, tabla/s, cabecera, imágenes…etc, ya podrás crear campos de formulario. Lo primero que tienes que hacer en Libre Office Writer, es activar el modo de diseño de formularios, en el caso de que no lo tengas activado. Para ello debes dirigirte a la barra superior, seleccionar la opción «Formulario» y luego «Modo de Diseño».
Una vez activado el modo de diseño, ya puedes utilizar los distintos campos de formulario que ofrece Libre Office Writer. En este caso, como ya se ha dicho anteriormente, tan solo necesitarás el cuadro de texto y la casilla de verificación.
Para introducir un cuadro de texto, tienes que hacer click en la opción «Cuadro de texto» del menú de formulario y, a continuación, dibujar el cuadro. Puedes crear el cuadro de texto del tamaño que desees e ir ajustándolo para que se adapte a tu plantilla. Además de cambiar su tamaño arrastrando el cuadro desde cualquiera de sus esquinas/bordes, también puedes seleccionarlo y arrastrarlo a cualquier lugar de la plantilla.
Una vez ya tengas el campo situado y del tamaño deseado, procederás a cambiar su nombre. Este paso es muy importante ya que el nombre que elijas será el que aparecerá en Gladtolink a la hora de enlazar los datos de las etiquetas a tu plantilla y conviene que sea lo más descriptivo posible. Para cambiar el nombre de un campo de formulario, deberás hacer doble click encima del campo o hacer click derecho en el mismo y elegir la opción «Control» del menú desplegable que aparecerá. Una vez hayas hecho una de las dos acciones, se abrirá una pequeña ventana de configuración.
En la ventana de configuración, el campo que te interesa es el primero, llamado «Nombre». Elige un nombre descriptivo e introdúcelo para, más tarde, poder identificar fácilmente el campo a rellenar cuando configures tu plantilla en Gladtolink.
Para enlazar o mapear correctamente un campo Sí/No o booleano, necesitas una casilla de verificación. Selecciona la opción «Casilla de verificación» en el menú de formulario y colócala donde te interese.
Verás que tiene un texto asociado que se muestra a la derecha de la casilla. Ese texto se puede cambiar (o eliminar) en el menú de control, donde también se cambia el nombre del campo (para identificarlo en Gladtolink).
Una vez hayas situado los cuadros de formulario y cambiado su nombre, ya puedes guardar la plantilla como PDF y subirla a Gladtolink. Para guardar como PDF en Libre Office Writer, haz click en la opción «Archivo» de la barra superior, luego en «Exportar a» y finalmente «Exportar directamente a PDF«.
Campos de Formulario en Adobe Acrobat Pro
Para implementar campos de formulario en Adobe Acrobat Pro, abre el documento en el que los quieras añadir y selecciona la opción «Preparar Formulario» del menú lateral.
Se abrirá una nueva ventana donde tendrás que seleccionar el documento y guardar una copia del mismo en la que se colocarán los campos de formulario que especifiques. Después de esto, tendrás a tu disposición una nueva barra de herramientas en la parte superior. En ella puedes encontrar el campo de texto y la casilla de verificación.
Al hacer click en el campo de texto o en la casilla de verificación, te permitirá arrastrar el campo y colocarlo donde quieras (una vez colocado podrás cambiar su tamaño o recolocarlo donde prefieras). Una vez colocado la primera vez, te pedirá qué nombre quieres que tenga dicho campo (nombre que aparecerá en Gladtolink).
Una vez ya hayas colocado todos los campos de texto y casillas de verificación que te interesen y hayas cambiado sus nombres (también puedes cambiar el nombre del campo haciendo doble click sobre él), haz click en el icono de guardar de la barra de iconos superior para guardar una copia del PDF con todos los campos de formulario que hayas introducido.
