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Tipos de Automatismos

Javier Vañó

Javier Vañó

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¿Conoces los tipos de automatismos que existen en Gladtolink?

Los automatismos de CaptureData te permiten realizar una amplia variedad de procesos personalizados. Con ellos puedes gestionar tus documentos y sus flujos de trabajo. Para la creación de casos de uso, es necesario que conozcas todos los automatismos de los que dispones en Gladtolink.

Hay automatismos que crean nuevos documentos, mientras que existen otros que te permiten editar y modificar documentos ya existentes de distintas formas: en unos puedes modificar los campos y etiquetas ya existentes en el documento y en otros puedes añadir nuevas etiquetas con nuevo datos. También existe el automatismo de informe, que te permite resumir un gran número de documentos y mostrar estadísticas sobre sus datos.

Captura Multimedia y Subir Archivo Local

Dentro del Automatismo, el tipo de acción «Captura Multimedia» y el de «Subir Archivo Local» generan la subida de una foto o documento sobre el que puedes, además, rellenar campos de información. En el caso de la captura multimedia, la foto la puedes hacer en el momento de ejecutar el automatismo (el propio automatismo abrirá la cámara del dispositivo para ello) o subirla desde la galería, mientras que la acción de subir un archivo local te permite subir cualquier tipo de archivo ya existente.

Ambos automatismos te permiten configurar una o varias etiquetas para que éstas se vinculen al archivo subido/foto y puedas rellenar los valores y campos de formulario de las mismas, en el momento de la subida. De esta forma tendrás el archivo o foto subidos a la plataforma con toda la información deseada en las etiquetas asignadas.

Crear PDF por Defecto o con Plantilla

Una de las acciones más comunes en Gladtolink es la creación de documentos. Si no partes de una foto o archivo local, deberás utilizar un automatismo para crear un documento de cero. Para ello tienes a tu disposición dos acciones que te permiten elegir etiquetas cuyos campos rellenar al ejecutar el automatismo. Después de pulsar el botón «Enviar» del automatismo, se creará automáticamente el documento con la información que hayas rellenado en las etiquetas. Dicha información puedes haberla rellenado manual o automáticamente, dependiendo de cómo hayas configurado el automatismo.

La diferencia entre ambas acciones («Crear PDF por defecto» y «Crear PDF con plantilla») radica en la forma que tienen de mostrar la información en el documento PDF. Mientras que el PDF por defecto muestra la información de los campos de las etiquetas sin apenas formato, al crear una plantilla PDF o XML y utilizando el automatismo de crear PDF con plantilla, la información de las etiquetas de mostrará en los sitios especificados en la plantilla, creando un documento personalizado.

En los siguientes enlaces puedes encontrar más información sobre los tipos de plantillas que puedes hacer en Gladtolink: Plantillas PDF, Plantillas XML.

Crear Documento si no Existe

Tienes a tu disposición dos tipos de acción en los automatismos más: después de realizar una búsqueda, uno crea un documento sólo si no existe (si existe no hará nada) y el otro crea el documento si no existe o una nueva versión en el caso de que éste exista (permitiéndote cambiar la información de sus etiquetas).

Ambos automatismos necesitan un filtro que busque documentos con unas características determinadas. Además, es importante que la búsqueda devuelva solo un documento o ninguno, para que los automatismos funcionen correctamente. De esta forma, si el filtro devuelve un documento quiere decir que éste ya existe, de lo contrario, querrá decir que el documento que queremos no existe y habrá que crearlo.

Al igual que en la mayoría de automatismos, puedes seleccionar y configurar etiquetas que serán asignadas al documento nuevo que crees o a la nueva versión del documento ya existente. Cabe destacar que en el automatismo «Crear documento si no existe o crear versión de uno existente«, al configurar los valores de los campos de las etiquetas, está disponible la opción «Valor del documento«, que te permite tener en cuenta el valor que tenía asignado el documento existente. En el caso de no encontrar ninguno, «Valor del documento» sería lo mismo que «Vacío».

Modificar o Eliminar Datos

Para gestionar documentos ya existentes te puede interesar contar con un automatismo que te muestre X cantidad de documentos, obtenidos mediante un filtro personalizado, para poder alterar los datos de sus etiquetas.

Dos tipos de acción de los automatismos, «Modificar o eliminar datos» y «Modificar o eliminar datos y crear nueva versión«te permiten elegir uno de los documentos devueltos por el filtro seleccionado y cambiar manual o automáticamente los datos de sus etiquetas, con la diferencia que el primer automatismo sobreescribirá la versión actual del documento, mientras que el segundo creará una nueva versión durante el proceso.

Estos dos automatismos te permiten editar los campos de las etiquetas que tengan los documentos devueltos por la búsqueda, sean cuales sean las etiquetas, por lo que no es necesario seleccionar ninguna etiqueta al configurarlos.

Añadir, Modificar o Eliminar Datos escogiendo Etiquetas

Completando los automatismos anteriores, están los dos tipos de acción «Añadir, modificar o eliminar datos escogiendo etiquetas» y «Añadir, modificar o eliminar datos escogiendo etiquetas y crear nueva versión» que te permiten, además, añadir etiquetas adicionales a los documentos que modifiques. Si un documento ya tiene una etiqueta concreta, sólo cambiarán sus valores.

Estos tipos de acciones de los automatismos te permiten aplicar nuevas etiquetas a los documentos, además de modificar los datos de éstas y de las etiquetas que ya tuviesen los documentos seleccionados.

Estos dos tipos de automatismos necesitan un filtro personalizado y funcionan igual, con la diferencia de que uno modifica la versión actual del documento y el otro crea una nueva versión.

Crear Documento a partir de otro Documento

Tienes a tu disposición un automatismo que permite crear un documento a partir de otro existente. Su funcionalidad es similar al «Guardar como» de la mayoría de programas informáticos. Partiendo de un documento ya existente puedes crear una copia exacta del documento (si no modificas ningún campo) o modificar algunos campos en el nuevo documento.

Este tipo de automatismo necesita un filtro y, opcionalmente, una plantilla (si no seleccionas una plantilla se creará un PDF por defecto). Además, tienes que seleccionar, por lo menos, las mismas etiquetas que en el filtro para poder leer y editar correctamente todos los campos presentes en el documento original (que no sufrirá cambios). Es posible añadir etiquetas adicionales, si quieres incluir más información en el documento copia.

Informe de Datos

El tipo de acción del automatismo «Informe de datos» es único y te permite visualizar los datos de cualquier cantidad de documentos, así como hacer cálculos y agrupaciones de datos con ellos. Para eso necesitarás un filtro personalizado, además de tener creado un formato de exportación, que se explica en el siguiente enlace.

El informe de datos es básicamente un resumen de los datos de aquellos documentos que pasen el filtro y una forma de ver de forma gráfica el output de una exportación sin necesidad de descargar ningún archivo.

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