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Crear y Gestionar Empleados

Javier Vañó

Javier Vañó

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Organiza tu empresa creando y gestionando a tus empleados.

Para una correcta y completa utilización de la plataforma Gladtolink, la gestión de los empleados es fundamental, ya que te permitirá configurar correctamente los permisos, los flujos de documentos y la visibilidad de los mismos, entre otras opciones. A continuación verás cómo crear nuevos empleados y cómo gestionar a los que ya tengas creados.

Crear Empleados

Para crear un nuevo empleado, ve al apartado «Administración» del menú principal y luego selecciona «Mis Empleados«:

Ahora estás en la página de gestión de tus empleados. Para añadir un empleado nuevo, simplemente haz click en el icono «+» en la esquina superior derecha de la ventana. Esto abrirá un formulario para que rellenes los datos del nuevo empleado:

Tal y como puedes ver, hay cuatro campos de información obligatorios y el resto de campos de la parte izquierda son opcionales. El campo «usuario«, también llamado alias es el nombre con el que el empleado iniciará sesión en Gladtolink.

En la parte derecha de la ventana están los ajustes adicionales del trabajador. Por una parte puedes especificar que el usuario esté bloqueado (no podrá iniciar sesión en Gladtolink). Esto puede interesarte si el usuario está de baja o de vacaciones. También puedes limitar qué acciones podrá realizar el empleado, como crear documentos, expedientes, acceder a CaptureData, acceder a Gladtolink desde un navegador, borrar documentos o contactar con otros usuarios.

La última opción («Usuario privado«) te permite establecer si el usuario será visible por otros empleados de la plataforma.

En la parte inferior derecha puedes aplicar y configurar las restricciones de horario y dirección IP del usuario. La siguiente entrada explica en profundidad estas opciones.

Finalmente, cuando ya hayas rellenado toda la información que te interese, haz click en el botón «Guardar» y el empleado se habrá creado. Acto seguido se enviará automáticamente un email a la dirección especificada para informar al empleado. En el correo se le proporcionará una contraseña aleatoria para que el usuario pueda iniciar sesión por primera vez en Gladtolink e introducir una contraseña personal.

Ordenar y Buscar Empleados

Cuando ya tienes a tus empleados creados, puede que te interese ordenar los empleados en función de algún dato o característica (sobretodo en el caso de que la lista sea muy larga). Para ello dirígete a la parte superior de la ventana y pulsa en alguno de los pequeños triángulos que verás al lado de los campos, con el fin de ordenar los empleados en base a dicho campo:

Si en lugar de ordenar, lo que te interesa es filtrar los empleados, en el apartado de filtros, situado a la izquierda, introduce el valor o valores deseado/s en el campo correspondiente y aparecerán sólo aquellos empleados que contengan los caracteres buscados en los campos especificados.

Editar Empleados

En cualquier momento puede interesarte cambiar cualquier característica o permiso de alguno de tus empleados. Cabe destacar que ellos mismos no pueden cambiar ninguna característica, por lo que todas las modificaciones y gestiones se tendrán que hacer desde el usuario administrador.

Desde la lista de empleados existen varios ajustes que puedes realizar para cada empleado.

  • En primer lugar puedes activar/desactivar el usuario (un usuario desactivado no podrá iniciar sesión).
  • También puedes dar o quitar a un empleado el rol de administrador (un usuario administrador puede gestionar otros empleados).
  • El tercer ajuste, accesible al hacer click en el botón «i«, no se trata de un ajuste en sí, sino que se trata de un histórico que te permite ver cuándo el usuario se ha conectado a Gladtolink.
  • Si haces click en el botón del candado, podrás especificar una nueva contraseña para el usuario (útil en el caso de que éste la haya olvidado), tal y como se puede ver en la captura inferior.
  • Finalmente, si pulsamos el botón de la basura, eliminaremos al empleado.

Finalmente, para cambiar la mayor parte de características de un trabajador, haz click sobre él (evitando hacerlo encima de ninguno de los botones que acabamos de explicar). Se abrirá la misma ventana que aparece al crear un nuevo usuario, sólo que esta vez se mostrará toda la información del usuario concreto. Cambia aquellos datos que te interesen y haz click en «Guardar«.

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