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Flujos de documentos: ¿qué son, para qué sirven y cómo configurarlos?

Andreu Juan Ferra

Andreu Juan Ferra

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Aprende a utilizar los flujos de documentos (Workflows)

Un workflow (Flujo de trabajo), por definición, es el estudio de los aspectos operacionales de una actividad de trabajo: cómo se estructuran las tareas, cómo se realizan, cuál es su orden correlativo, cómo se sincronizan, cómo fluye la información que soporta las tareas y cómo se realiza el seguimiento al cumplimiento de las tareas.

«Establecer flujos en los documentos asegurará un control sobre ellos.»

Ejemplo de Workflow

Ejemplo de Workflow

Un ejemplo de ello sería cómo una factura pasa de llegar a la empresa hasta ser aceptada por la gerencia y quedar de este modo contabilizada. Te lo explico en el siguiente párrafo:

El empleado de una empresa sube una factura y la etiqueta como «factura pendiente de conformar por el jefe de departamento» (En este momento empieza el workflow de esta factura). El jefe de departamento recibe un email diciéndole que tiene una factura por revisar y, una vez revisada, pasa la factura a «Conformado jefe de departamento». Esto hará que Gerencia reciba un aviso de que una factura está pendiente de su revisión. Una vez Gerencia revise esta factura la pasará a contabilizado, con lo cual el ciclo de esta factura habría terminado.

Cómo configurar un Flujo de documentos

Para configurarlo ve al menú de «Flujo de documentos» que se encuentra en el Menú Principal  (lateral izquierdo de la web) en el apartado de «Etiquetas». 

En esta sección podrás:

 

  • Crear nuevos flujos
  • Editar flujos existetes
  • Crear estados de flujos existentes
  • Crear transiciones de flujos existentes

Contenedor de Worklfows

CREAR NUEVO FLUJO DE DOCUMENTO

Para crear un nuevo flujo de documentos, clicka sobre el botón « situado arriba a la derecha del contenedor

Selecciona en esta ventana un nombre, descripción, icono y color para tu nuevo flujo de documentos. 

 

Al clickar sobre un flujo de documentos ya existente también accedes a esta ventana de edición.

CREAR ESTADOS

Para crear o editar los estados, pulsa sobre el lápiz de los estados del workflow que desees.

Así verás el listado de estados creados para este flujo

Puedes agregar, modificar y eliminar estados. ¡Recuerda que siempre debe haber un estado por defecto!

CREAR TRANSICIONES

Las transiciones son los saltos de un estado a otro.

Pulsa en el lápiz en la columna de transiciones y verás el listado de transiciones creados para este flujo.

En esta sección puedes realizar 4 acciones:


  • Crear nueva transición
  • Seleccionar qué contactos podrán usar esta transición
  • Ver los disparadores asociados a esta transición
  • Eliminar la transición

Crear nueva transición

Pulsa sobre el botón Añadir para crear una nueva transición.


Tendrás que seleccionar un estado inicial y un estado final.


Recuerda que en los estados iniciales solo verás los estados iniciales posibles en tu flujo de documentos.

Creador de transiciones

Contactos permitidos

Selecciona a qué usuario le das permisos para usar esta transición.

Imagen: El usuario "Empleado 1" puede pasar del Estado 3 al Estado 4

Disparadores asociados

Aquí encontrarás aquellos disparadores ligados a esta transición, además de poder crear nuevos disparadores automáticamente.

 

Creador de transiciones

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