gladtolinkblog

Cómo usar la biblioteca

Engracia Villar

Engracia Villar

Share on linkedin
Share on facebook
Share on twitter
Share on google
Share on whatsapp
Descubre las múltiples posibilidades que ofrece la Biblioteca

En la biblioteca de Gladtolink encontrarás todos aquellos documentos y expedientes que subas, que se generen o bien que compartan contigo.

 

Además de ser el almacén o repositorio donde están todos tus documentos y expedientes, tienes varias funciones que te facilitan el acceso a ellos y a verlos de manera organizada.

 

Si al intentar descargar un documento, tu navegador está bloqueando la descarga, soluciónalo clicando en este tutorial.

Los Filtros

«El uso de la Biblioteca es ágil e intuitivo. Conocer sus distintas opciones te facilita enormemente el trabajo.»

Los Expedientes

Las Etiquetas

Las etiquetas son el motor de Gladtolink y tu mayor aliado. Van a ser clave en todo lo que quieras construir a partir de ellas. Así que presta mucha atención a su configuración.

Crear Etiquetas

Puedes crear Etiquetas desde muy distintos puntos. Para comenzar, ve al menú principal del lateral izquierdo, al apartado Etiquetas y haz clic en «+ Crear Etiqueta«

Dale un nombre, un color de etiqueta e incluso un icono para personalizarla.

 

Una vez creada, podrás añadirle una lista de valores, un flujo de documentos y/o un formulario.

 

En este tutorial verás paso a paso cómo crearlas y en qué consiste cada elemento de la etiqueta.

Ordenar Etiquetas

Si tienes muchas etiquetas, para una mejor organización, puedes ordenarlas según algunos criterios. Clicka en este enlace para ver el tutorial.

Compartir Etiquetas

Es muy útil compartir etiquetas para colaborar con otros usuarios. Añade los contactos con quien quieras compartirlas y elige qué permisos quieres que tenga cada uno. En este tutorial aprenderás a compartir tus etiquetas.

Seleccionar Etiquetas

Tienes dos opciones para etiquetar documentos o expedientes: crear una nueva etiqueta o seleccionarlas de las que ya tienes. En el primer caso, sólo tienes que entrar en el documento o expediente y crear una en las opciones que verás a la izquierda del documento/expediente.

 
 
Hablemos de seleccionar etiquetas. Si tienes que elegir entre muchas, los filtros te ayudarán a buscarlas. Con sólo clickar encima de la que quieras añadir, la etiqueta pasa a la columna de Seleccionadas. Así de fácil. En este tutorial tienes información más detallada sobre las opciones de filtrado y la selección.

Etiquetar varios documentos/expedientes a la vez

Si quieres añadir una etiqueta a un conjunto de documentos que tienes en la Biblioteca, no hace falta que vayas de uno en uno sino que puedes hacerlo en bloque.

 

Dentro de la biblioteca, selecciona todos los documentos y/o expedientes que quieras etiquetar y clica en el icono de la «Etiqueta» del menú superior.
Aparece el cuadro de diálogo del Etiquetado múltiple. Los documentos que has elegido están en la columna de la izquierda para comprobar qué documentos vas a etiquetar.
En la columna de la derecha pulsa en «+Seleccionar etiquetas» y elige las que necesites.  En un momento habrás etiquetado gran cantidad de documentos ahorrándote mucho tiempo. En este tutorial tienes más detalles del Etiquetado múltiple.

Exportaciones

La Preview: visualizar documentos y expedientes

La preview no sólo es la forma de visualizar tus documentos y expedientes, sino que también puedes realizar múltiples acciones desde ésta. 

¿Cómo abrir la Preview?

 

Es tan fácil como ir a la Biblioteca y clicar encima del documento o expediente que quieras visualizar. Si es un documento, lo verás a la derecha de la pantalla y, a la izquierda, toda la información sobre él. 

 

Si es un expediente, verás la lista de documentos contenidos en él. 

Elementos de la Preview

Los elementos de la preview aportan toda la información que necesitas sobre el documento o expediente. Además, puedes realizar varias acciones directamente desde aquí. Sus elementos son: Nombre, Información, Versiones, Compartición, Conversaciones y Etiquetas.
Clica en este tutorial para una información detallada.

Visualiza el documento a pantalla completa

Para visualizar detalles del documento, tienes varias opciones:
 
  • Hacer Zoom con el scroll del ratón.
  • Poner el documento a pantalla completa con el icono situado en la esquina inferior derecha.
  • Navegar entre las páginas con las flechas en el bloque negro de la parte inferior de la página del documento que estás viendo.
Compártelo
Share on linkedin
Share on facebook
Share on twitter
Share on google
Share on whatsapp

ARTÍCULOS RELACIONADOS